Her dosya ölçülemez. Taranmış bir belge, kilitli bir dosya ya da yalnız fotoğrafı gelen bir evrak için sayım yapılamaz ve hacim tahmin edilir. Tahmin meşru bir yöntemdir ama ölçüm değildir; sapma payı baştan söylenmediğinde teslimde tartışma doğurur.
Tanım
Hacim tahmini, ölçülemeyen dosyalarda iş büyüklüğünün öngörülmesidir. Yöntem varsayımlara dayanır. Sonuç yaklaşıktır.
Ne zaman gerekir
Taranmış, kilitli ya da düşük kaliteli dosyalarda gerekir. Otomatik sayım mümkün değildir. Yöntem zorunlu olur.
Sayfa başına ortalama
Sayfa başına ortalama karakter varsayımı kullanılır. Bu ortalama belge türüne göre değişir. Varsayım belirtilir.
Belge türünün etkisi
Seyrek yazılmış bir form ile yoğun bir sözleşme arasında büyük fark vardır. Tek bir ortalama her belgeye uymaz. Tür dikkate alınır.
Örnekleme yöntemi
Birkaç sayfa gerçekten sayılarak ortalama çıkarılabilir. Bu, tahminin doğruluğunu artırır. Yöntem tercih edilir.
Örneklemin seçimi
Örnek sayfalar temsil edici seçilir. Yalnız yoğun sayfalara bakmak tahmini şişirir. Seçim dengeli yapılır.
Sapma payının bildirimi
Tahminin sapma payı müşteriye bildirilir. Kesin rakam gibi sunulan tahmin sonradan tartışma doğurur. Şeffaflık korunur.
Kesin ölçüme geçiş
Metin çıkarıldıktan sonra kesin sayım yapılır. Tahmin bu sayıyla güncellenir. Süreç baştan anlatılır.
Güncellemenin yönetimi
Kesin sayım tahminden belirgin biçimde farklıysa müşteriye bildirilir. Sessiz güncelleme güven zedeler. Bildirim yapılır.
Sapma sınırının tanımı
Hangi sapma oranına kadar teklifin geçerli olduğu yazılabilir. Bu, iki tarafı da korur. Sınır sözleşmede tanımlanır.
Görsel içeriğin tahmini
Görsellerdeki metinler ayrıca tahmin edilir. Bu alanlar otomatik görünmez. Ek kalem oluşur.
El yazısı alanlar
El yazısı bölümler hem sayılamaz hem daha yavaş işlenir. Bu emek ayrıca değerlendirilir. Tahmin buna göre yapılır.
Tablo ve form yoğunluğu
Tablolarda karakter az ama emek yüksektir. Tahmin yalnız karakter üzerinden yapılmaz. Ek değerlendirme eklenir.
Metin çıkarma emeği
Tahmine metin çıkarma süresi de eklenir. Bu, ayrı bir iş kalemidir. Hesaba katılır.
Müşteriye alternatif
Düzenlenebilir kaynak dosya varsa tahmin gerekmez. Bu nedenle dosya ısrarla istenir. Kazanç anlatılır.
Tahminin kaydı
Hangi varsayımlarla tahmin yapıldığı kaydedilir. Kayıt sonradan karşılaştırmayı sağlar. Veri birikir.
Geçmiş verinin kullanımı
Benzer belgelerdeki gerçekleşen sayılar tahmini iyileştirir. Arşiv bu nedenle değerlidir. Veri kullanılır.
Tahminin yazılı olması
Tahmin sözlü değil yazılı verilir ve varsayımlarıyla birlikte kaydedilir. Sözlü verilen bir tahmin sonradan kesin bir taahhüt gibi hatırlanır. Yazılı kayıt iki tarafı da korur.
Neyle karıştırılır
Hacim tahmini sıkça ölçüm gibi sunulur ve kesin bir rakammış gibi algılanır. Oysa varsayıma dayanır; hangi varsayımla yapıldığı ve sapma payı söylenmediğinde teslimde beklenti farkı çıkar.