Ticaret sicil belgeleri, bir şirketin kimliğini ve temsil yapısını gösterir. İhale dosyalarında, banka işlemlerinde ve sözleşme öncesi incelemelerde birlikte istenir.
Üç belge birlikte okunur
Sicil gazetesi, faaliyet belgesi ve imza sirküleri birbirini tamamlar. Yalnız birinin çevrilmesi, temsil yapısının eksik görünmesine yol açar.
Sicil gazetesi
Kuruluş, ana sözleşme değişiklikleri ve yönetim değişiklikleri burada ilan edilir. İlan tarihi ve sayı numarası belgenin kimliğidir.
Tescil ile ilan farkı
Tescil sicile kaydı, ilan ise kamuya duyurulmasını gösterir. İki tarih farklı olabilir ve ikisi de aktarılır.
Ana sözleşme maddeleri
Gazete metni ana sözleşmenin değişen maddelerini eski ve yeni hâliyle verir. Bu karşılaştırma yapısı çeviride korunur.
Faaliyet konusu
Şirketin amaç ve konusu ana sözleşmede uzun bir liste hâlindedir. Liste kısaltılmaz; ihalede benzer iş değerlendirmesi bu listeye bakılarak yapılabilir.
Sermaye bilgisi
Sermaye tutarı, pay adedi ve pay sahipleri gazetede görünür. Tutarlar belgede yazdığı gibi aktarılır.
Temsil ve ilzam
Şirketi kimin, hangi süreyle ve hangi biçimde temsil edeceği tescil edilir. Müşterek imza koşulu varsa bu koşul çeviride açıkça görünür.
İmza sirküleri
Noter tarafından düzenlenir ve yetkililerin imza örneklerini taşır. Noter şerhi ve yevmiye numarası belgenin parçasıdır.
Yetki sınırları
Sirkülerde yetkinin parasal sınırı ya da konu sınırı bulunabilir. Bu sınırların atlanması, yetkisiz bir imzayı yetkili göstermiş olur.
Faaliyet belgesi
Şirketin sicile kayıtlı ve faal olduğunu gösterir. Belirli bir tarihe aittir ve idareler yakın tarihli olmasını ister.
Oda kaydı
Ticaret ya da sanayi odası kaydı ayrı bir belgedir ve NACE kodu içerebilir. Kod numarası çevrilmez, açıklaması çevrilir.
Yabancı sicil kayıtları
Her ülkenin sicil sistemi farklıdır ve belge adları birebir örtüşmez. Kaynak belge adı korunur, düzenleyen kurum ve işlevi açıklanır.
Sicil numarası
Numara şirketin kimliğidir ve hane hane aktarılır. Ülke ön eki varsa silinmez.
Tasdik zinciri
Yurt dışı sicil belgeleri idari belge sayılır ve apostil işlemi valilik ya da kaymakamlıkça değil, düzenlendiği ülkenin yetkili makamınca yapılır.
Güncellik
Yönetim değişiklikleri sık olur. Aylar önce alınmış bir sicil belgesi güncel temsil yapısını göstermeyebilir ve idare yeni tarihli belge isteyebilir.
Ortaklık yapısı
Pay sahiplerinin kimler olduğu ve pay oranları sicil kayıtlarından izlenir. Nihai gerçek faydalanıcı bildirimi ayrı bir belgedir ve bankacılık işlemlerinde birlikte istenir.
Şube ve temsilcilik kayıtları
Yabancı şirketlerin Türkiye şubeleri ve irtibat büroları ayrı sicil kayıtları taşır. Şube ile irtibat bürosunun yetkileri farklıdır ve çeviride bu iki yapı birbirinin yerine kullanılmaz.