İhale dosyalarında en sık görülen planlama hatası, çeviriyi ilan çıktıktan sonra düşünmeye başlamaktır. İlan ile son teslim arasındaki süre sabittir ve o süre yalnız çeviri için ayrılmış değildir.
Sabit tarih planlamayı tersine çevirir
Olağan işlerde başlangıç bellidir ve bitiş hesaplanır. İhalede bitiş bellidir ve başlangıç hesaplanır. Bu tersine kurulum, alışkanlıkla plan yapan ekiplerin en çok yanıldığı yerdir.
Dosyanın bir bölümü ilandan önce hazırdır
Şirket belgeleri, sicil kayıtları, iş deneyim belgeleri ve mali tablolar ilana bağlı değildir. Bunlar sezon öncesinde çevrilip onaylandığında ilan sonrası yalnız teknik teklif kalır.
Karşı görüş: erken çeviri boşa gidebilir
İhaleye girilmeme ihtimali vardır ve önceden yapılan çeviri kullanılmayabilir. Bu doğrudur, ancak şirket belgeleri bir ihaleye özgü değildir; bir kez çevrilir ve sonraki ihalelerde yeniden kullanılır. Boşa giden emek sanıldığından azdır.
Onay adımları takvimde ayrı durur
Noter onayı ya da apostil gerekiyorsa bunlar çeviriden sonra başlar ve kendi süresini ister. Aynı torbaya konduğunda takvim kâğıt üstünde tutar, uygulamada tutmaz.
Zeyilname takvimi sıfırlar
Dosyaya sonradan gelen değişiklik hacmi büyütebilir ve önceki hesabı geçersiz kılar. Değişiklik alındığı gün geri sayımın tekrarlanması gerekir; bir kez yapılıp kenara konan plan burada sessizce yanlışa düşer.
Terim listesi sezonun kalıcı kazancıdır
Aynı sektörde birden çok ihaleye giren kurumlar her dosyada aynı kavramlarla karşılaşır. Sezon başında kurulan bir terim listesi, sonraki her dosyada soru sayısını düşürür.
Şartname çeviriyi de tarif edebilir
Bazı şartnameler belgelerin hangi biçimde ve hangi onay düzeyiyle sunulacağını açıkça yazar. Bu koşullar okunmadan verilen bir çeviri kararı, içeriği kusursuz olsa bile dosyayı biçim yönünden sakat bırakır. Şartname ilk okunacak belgedir.
Teknik teklif en son netleşen bölümdür
Şirket belgeleri sabittir, teknik teklif ise ihaleye özgü yazılır ve genellikle son günlerde son hâlini alır. Takvimin darboğazı bu bölümdedir; plan da bu bölüm için kurulur.
Bir dosya bir sonrakinin girdisidir
Aynı sektörde art arda girilen ihalelerde teknik teklifler büyük ölçüde benzeşir. Önceki dosyanın çevirisi belleğe alındığında sonraki dosyada eşleşme oranı belirgin biçimde yükselir ve süre kısalır.
Belgelerin geçerlilik süresi kontrol edilir
Sicil kayıtları ve benzeri belgelerin bir bölümü belirli bir süreden eski olduğunda kabul edilmez. Sezon öncesinde çevrilen bir belge, ilan çıktığında tazeliğini yitirmiş olabilir; bu yüzden erken hazırlık listesi geçerlilik süresine göre ayrılır.
Çıkarım
İhale takviminde kazanılacak zaman ilan sonrasında değil, sezon öncesindedir. Şirket belgelerini önceden çevirtmek, onay adımlarını takvimde ayrı göstermek ve terim listesini sezon başında kurmak, ilan çıktığında elde yalnız asıl işin kalmasını sağlar.