Bu yazı rakam vermez; teklifin nasıl kurulduğunu anlatır. Alıcı için asıl bilgi budur, çünkü iki teklif ancak kalem yapıları görünürse karşılaştırılabilir.
Önce birim tanımlanır
Boşluksuz karakter, boşluklu karakter ya da kelime. Birim yazılmadan verilen bir sayı hiçbir şey ifade etmez.
Hacim ölçülür, tahmin edilmez
Dosya üzerinden yapılan sayım, gözle yapılan tahminden farklı çıkar. Taranmış sayfalar ve görsel içindeki metin ayrıca değerlendirilir.
Eşleşme kademeleri ayrılır
Belleğe göre birebir eşleşen, benzer eşleşen ve yeni kelimeler ayrı ayrı sayılır. Bu ayrım yapılmadan verilen bir teklif, tekrar kazancını görünmez kılar.
Kontrol katmanları yazılır
Redaksiyon, son okuma ve otomatik kontrol ayrı adımlardır. Hangilerinin dâhil olduğu teklifte görünmelidir.
Alan uzmanlığı bir kalemdir
Konu uzmanı kontrolü gerekiyorsa bu ayrı bir emek ve ayrı bir satırdır.
Biçim işleri ayrı sayılır
Tabloların yeniden düzenlenmesi ya da kapalı bir biçimden metin çıkarılması çeviri değildir. Kapsamda olup olmadığı yazılır.
Süre bir kalem değil ama bir koşuldur
Acil çalışma kapasite planını değiştirir. Hangi sürenin altında bu koşulun devreye gireceği tanımlanır.
Asgari hacim belirtilir
Çok kısa işlerde asgari bir birim uygulanabilir. Bu koşul teklifte görünmüyorsa faturada sürpriz olur.
Karşı görüş: ayrıntılı teklif karşılaştırmayı zorlaştırır
Çok kalemli bir teklifin okunmasının zor olduğu doğrudur. Ancak tek satırlık bir teklif okumayı kolaylaştırırken karşılaştırmayı imkânsız kılar; kolaylık yanlış yerde kazanılmış olur.
Varsayımlar yazılır
Teklif hangi kapsam, hangi dosya ve hangi süre varsayımıyla verildiyse bunlar açıkça belirtilir. Varsayım değişirse teklif de değişir.
Geçerlilik süresi konur
Kapsam ve koşullar zamanla değişir. Süresiz bir teklif, aylar sonra farklı bir işe uygulanmaya çalışılır.
Neyin dâhil olmadığı da yazılır
Dışarıda kalan kalemlerin listelenmesi, kapsam kaymasının en etkili önlemidir.
Düzeltme turu sayısı belirtilir
Sınırsız tur, hiçbir işin kapanmaması demektir. Tur sayısı tekliften itibaren tanımlanır.
Uzun vadede yapı değişir
Bellek büyüdükçe eşleşme oranı yükselir ve aynı hacim daha düşük maliyetle yürür. Teklif bu eğilimi de gösterebilir.
Teklif öncesi dosya görülmelidir
Dosya görülmeden verilen bir rakam, kaçınılmaz olarak bir varsayıma dayanır ve sonradan düzeltilmesi gerekir. Kapalı biçimler, taranmış sayfalar ve gömülü metinler ancak dosya açıldığında görülür; bunlar teklifi doğrudan değiştirir.
Çıkarım
İyi bir teklif düşük olan değil, neyi içerdiği görünen tekliftir. Birim tanımı, ölçülmüş hacim, eşleşme kademeleri, kontrol katmanları, dışarıda kalanlar ve varsayımlar yazıldığında alıcı iki teklifi gerçekten karşılaştırabilir; aksi hâlde yalnızca iki sayıyı karşılaştırmış olur.