Bir belgede bulunmayan bilgi, okuyucu için de bir bilgidir. Neden bulunmadığı açıklanmadığında yerine bir varsayım geçer ve bu varsayım kurumun kontrolünde değildir.
Boşluk nötr değildir
Doldurulmamış bir alan, okuyucuda "bilgi yok mu, verilmedi mi, yoksa unutuldu mu" sorusunu doğurur. Üç ihtimalin sonuçları birbirinden çok farklıdır.
Bilinçli eksiklik açıklanır
Bir bilginin gizlilik ya da kapsam nedeniyle verilmediği kısa bir notla belirtilebilir. Bu not, ihmal ihtimalini tamamen ortadan kaldırır.
Kaynakta olmayan bilgi eklenmez
Çeviri, kaynak belgede bulunmayan bir bilgiyi tamamlayamaz. Eksiklik kaynağa aittir ve orada çözülür.
Okunamayan alanlar işaretlenir
Taranmış belgelerde seçilemeyen bir bölüm sessizce atlanmaz. Okunamadığının belirtilmesi, belgenin güvenilirliğini korur.
Eksik sayfa en ağır kusurdur
Bir sayfanın hiç bulunmaması, belgenin tamamına duyulan güveni zedeler. Sayfa numaralarının korunması bu riski azaltır.
Kısaltma açıklanmadığında bilgi eksilir
Okuyucunun bilmediği bir kısaltma, o cümleyi fiilen okunamaz kılar. İlk geçtiği yerde açılması yeterlidir.
Bağlam eksikliği de bir eksikliktir
Kurum içinde apaçık olan bir arka plan bilgisi, dışarıdan okuyan için hiç yoktur. Bir cümlelik bir giriş bu boşluğu kapatır.
Karşı görüş: her şeyi açıklamak metni şişirir
Aşırı açıklamanın belgeyi ağırlaştıracağı doğrudur. Ölçüt şudur: yalnız okuyucunun bilmesi mümkün olmayan bilgiler açıklanır; kurum içinde bilinen her ayrıntı değil.
Hangi bilginin eksik olduğu ölçülebilir
Karşı taraftan gelen sorular, tam olarak hangi bilginin eksik kaldığını gösterir. Bu sorular kaydedildiğinde bir sonraki belge daha eksiksiz olur.
Şablonlar eksikliği azaltır
Zorunlu alanları tanımlanmış bir şablon, atlanan bilgiyi doldurma aşamasında görünür kılar.
Eksiklik zincirleme etki yapar
Bir belgede eksik kalan bilgi, ona atıf yapan diğer belgeleri de belirsiz hâle getirir. Set hâlinde kontrol bu etkiyi yakalar.
Sonradan tamamlama iz bırakır
Eksik bir belgenin sonradan tamamlanması, ilk sunumun özensiz olduğu izlenimini bırakır. İlk hâlin eksiksiz olması tercih edilir.
Gizlilik gerekçesi meşrudur
Bir bilginin paylaşılmaması ticari ya da hukuki bir gerekçeye dayanabilir. Gerekçenin belirtilmesi, kararı savunulabilir kılar.
Kontrol listesi kullanılır
Belge türü bazında zorunlu alanların listelenmesi, eksikliğin teslimden önce fark edilmesini sağlar.
Eksiklik sonradan pahalıya kapanır
Teslim edilmiş bir belgedeki eksiğin tamamlanması yalnız o belgeyi değil, onu alan tarafın sürecini de geriye çeker. Yeniden inceleme sırası beklenir ve kazanılmak istenen zaman fazlasıyla geri ödenir.
Çıkarım
Eksik bilgi sessiz kalmaz; okuyucunun varsayımıyla doldurulur. Bilinçli eksikliklerin kısa bir notla açıklanması, okunamayan alanların işaretlenmesi, zorunlu alanların şablonla tanımlanması ve gelen soruların kaydedilmesi; bu dördü, varsayımın kurumun aleyhine işlemesini önler.