Tasdik zinciri fiziksel belgelerle yürüdüğü için kâğıdın kendisi bir sorumluluk konusudur. Bir diploma aslı ya da imza sirküleri elden ele geçerken kimde olduğu bilinmiyorsa, kaybı halinde ne olacağı da belirsizdir. Bu yüzden teslim ve iade kayda bağlanır.
Kaydın gerekçesi
Belge elden ele geçtiği için kimde olduğu bilinmelidir. Kayıt sorumluluğu tanımlar. Gerekçe pratiktir.
Teslim tutanağı
Alınan belgeler liste halinde yazılır ve imzalanır. Tutanak iki tarafı da korur. Belge düzenlenir.
Listenin ayrıntısı
Belge adı, sayfa sayısı ve nüsha türü yazılır. Genel ifade eksikliği gizler. Ayrıntı verilir.
Belgenin durumu
Teslim anında belgede hasar varsa not edilir. Sonradan çıkan tartışma böyle önlenir. Kayıt anında tutulur.
Asıl belgelerin taşınması
Asıl belgeler benzersizdir ve kaybı telafi edilemez. Taşıma özel dikkat ister. Sorumluluk ağırdır.
Suretle çalışma tercihi
Mümkün olduğunda asıl yerine onaylı suretle çalışılır. Risk böyle azalır. Tercih önerilir.
İç takip
Belgenin hangi aşamada ve kimde olduğu izlenir. Takip kaydı güncel tutulur. Soru yanıtlanabilir olur.
Aşama kaydı
Her resmî adım kayda geçirilir. Kayıt ilerlemeyi gösterir. Bildirim buradan üretilir.
Kargo ve kurye
Gönderimler izlenebilir yöntemle yapılır. İzlenemeyen gönderi risklidir. Yöntem seçilir.
Sigorta seçeneği
Değerli belgelerde sigortalı gönderim değerlendirilir. Maliyet riske göre tartılır. Karar birlikte verilir.
Teslim alacak kişi
Belgeyi kimin teslim alacağı önceden belirlenir. Yetkisiz teslim sorun üretir. Bilgi paylaşılır.
İade tutanağı
İade edilen belgeler de listeyle kayda geçirilir. Tutanak zinciri kapatır. Belge imzalanır.
Eksik iade
Kurumda kalan belgeler iade listesinde ayrıca belirtilir. Eksik iade sonradan sorulmaz hale gelir. Kayıt nettir.
Saklama süresi
Müşteri belgeleri gereğinden uzun tutulmaz. Süre politikada tanımlıdır. İade zamanında yapılır.
Gizlilik boyutu
Fiziksel belgeler kilitli ortamda saklanır. Açıkta bırakılan belge ihlal riski üretir. Düzen kurulur.
Taranmış kayıt
Teslim alınan belgeler kayıt amacıyla taranır. Kopya iç takipte kullanılır. Erişim sınırlanır.
Kayıp durumunda
Kayıp derhal bildirilir ve yenileme süreci başlatılır. Gizlenen kayıp daha büyük sorun üretir. Bildirim hızlı yapılır.
Sorumluluk sınırı
Taşıma ve saklama sorumluluğunun kapsamı sözleşmede tanımlanır. Belirsizlik tartışma doğurur. Tanım yazılır.
Kurumsal ölçekte düzen
Çok belgeli dosyalarda belgeler gruplar halinde hareket ettiği için tek bir belgenin ayrı kalması en sık görülen kayıp biçimidir; bu yüzden grup çıkışları ve dönüşleri sayımla eşleştirilir. Sayım her aşamada yapılır. Fark hemen görülür.
En pahalı hata
Bu adımda en pahalı hata, belgelerin kayıt tutulmadan elden alınmasıdır; kayıp ya da eksiklik ortaya çıktığında ne alındığı bile kanıtlanamaz ve sorumluluk tartışması ilişkiyi zedeler. Tutanak her teslimde düzenlenir. İstisna tanınmaz.