Bir çevirinin doğru olması onu resmen geçerli kılmaz. Geçerlilik, birbirini doğrulayan onay adımlarından doğar: çevirmen beyan eder, noter beyanı onaylar, apostil noterin yetkisini doğrular. Bu sıraya tasdik zinciri denir ve bir halkası eksikse belge iade edilir.
Tanım
Tasdik zinciri, çevirinin geçerli sayılması için izlenen onay adımlarının sırasıdır. Adımlar birbirine bağlıdır. Sıra rastgele değildir.
Zincir mantığı
Her halka bir öncekini doğrular. Kimse metnin doğruluğunu değil, bir önceki imzanın yetkisini onaylar. Mantık kavranmadan zincir kurulamaz.
Neyin onaylandığı
Noter çevirinin doğruluğunu değil, çevirmenin kimliğini ve yeminli sıfatını onaylar. Bu ayrım sıkça yanlış bilinir. Kapsam nettir.
Birinci halka
Zincir çevirmenin beyanıyla başlar. Beyan, çevirinin kime ait olduğunu belirler. Adım atlanamaz.
İkinci halka
Noter onayı beyanı resmî belge haline getirir. Onay noterin yetkisine dayanır. Halka çoğu işlemde gerekir.
Üçüncü halka
Apostil, belgeyi düzenleyen makamın yetkisini uluslararası düzeyde doğrular. Yurt dışı kullanımda gerekir. Kapsam sözleşmeye bağlıdır.
Dördüncü halka
Apostil uygulanmayan ülkelerde konsolosluk tasdiki devreye girer. Adım ülkeye göre değişir. Rota önceden belirlenir.
Zincirin uzunluğunu kim belirler
Belgeyi isteyen kurum kaç halka gerektiğini belirler. Tahminle zincir kurulmaz. Soru kuruma sorulur.
Yazılı teyit
Kurumun beklentisi mümkünse yazılı olarak alınır. Sözlü bilgi sonradan değişebilir. Kayıt korur.
Fazla halkanın maliyeti
Gereksiz bir onay adımı zaman ve masraf üretir. Eksik adım ise işlemi durdurur. Denge doğru bilgiyle kurulur.
Eksik halkanın sonucu
Zincir bir halkada kırılırsa belgenin tamamı geçersiz sayılır. Kısmi geçerlilik yoktur. Sonuç serttir.
Sıranın değiştirilememesi
Adımlar belirli bir sırayla yapılır ve sonradan araya halka eklenemez. Yanlış sırada yapılan işlem tekrarlanır. Kural uygulanır.
Belgenin aslıyla ilişkisi
Zincir çoğu zaman belgenin aslına ya da onaylı suretine bağlanır. Fotokopi üzerine kurulan zincir kabul edilmeyebilir. Koşul sorulur.
Kurumsal işlerde ölçek
Çok sayıda belgede zincir her belge için ayrı işler. Toplu işlem planı kurulur. Süre buna göre hesaplanır.
Süre planlaması
Her halka kendi süresini ekler. Toplam süre halkaların toplamıdır. Plan gerçekçi kurulur.
Maliyet kalemleri
Her adımın kendi resmî ücreti vardır ve bu ücretler çeviri bedelinden ayrıdır. Kalemler ayrı gösterilir. Şeffaflık sağlanır.
Sorumluluğun dağılımı
Çeviri bürosu çeviriden ve beyandan sorumludur; resmî onay makamlarının kararı büronun yetkisinde değildir. Sınır baştan anlatılır. Beklenti doğru kurulur.
Zincirin belgelenmesi
Hangi adımların yapıldığı teslim belgesinde listelenir. Liste sonraki işlemlerde dayanak olur. Kayıt tutulur.
Yurt içi ve yurt dışı ayrımı
Yurt içinde kullanılacak belgelerde zincir çoğu zaman noter onayında biter; yurt dışına giden belgelerde ise en az bir halka daha eklenir. Ayrım kullanım yerine bağlıdır. Rota buna göre çizilir.
Sık yapılan hata
En sık hata, zincirin kurumdan sorulmadan varsayımla kurulmasıdır; sonuçta ya eksik bir belge reddedilir ya da gereksiz bir onaya para ve zaman harcanır. İki hata da tek bir soruyla önlenir. Soru iş başında sorulur.