Onaylı bir belgeden ikinci bir nüshaya ihtiyaç duyulduğunda fotokopi çekilemez; her nüsha kendi onay işlemini gerektirir. Bu yüzden kaç nüsha gerektiği baştan hesaplanmalıdır. Sonradan fark edilen tek bir eksik nüsha, tamamlanmış bir zinciri yeniden yürütmek demektir.
Nüshanın tanımı
Her onaylı nüsha kendi imza ve şerhini taşır. Fotokopi nüsha yerine geçmez. Tanım nettir.
Ayrı işlem olması
Her nüsha ayrı işlem görür ve ayrı ücrete tabidir. Toplu indirim beklentisi yanıltır. Hesap buna göre yapılır.
Sayının belirlenmesi
Belgenin kaç kuruma sunulacağı listelenir. Sayı bu listeden çıkar. Hesap baştan yapılır.
Yedek nüsha
Kayıp ve hasar ihtimaline karşı yedek düşünülür. Yedek maliyeti tekrar maliyetinden düşüktür. Karar ihtiyatlıdır.
Kurumda kalan nüshalar
Bazı kurumlar sunulan nüshayı iade etmez. Bu belgeler tüketilmiş sayılır. Sayım buna göre yapılır.
İade edilen nüshalar
İade alınan nüshalar kayda geçirilir ve arşivlenir. Yeniden kullanılabilirliği kontrol edilir. Düzen kurulur.
Eş zamanlı başvurular
Aynı anda birden çok kuruma başvuruluyorsa her biri için nüsha gerekir. Sıralı kullanım süre uzatır. Plan seçilir.
Sıralı kullanım
Tek nüsha sırayla kullanılırsa süre uzar ama maliyet düşer. Tercih takvime bağlıdır. Karar gerekçelenir.
Sonradan ek nüsha
Sonradan istenen nüsha için zincir yeniden yürütülür. İşlem baştan yapılır. Maliyet tekrarlanır.
Belgenin güncelliği sorunu
Ek nüsha istendiğinde kaynak belge eskimiş olabilir. Bu durumda belge de yenilenir. Zincir uzar.
Nüshaların numaralanması
Nüshalar iç kayıtta numaralanır. Hangi nüshanın nerede olduğu izlenir. Takip kolaylaşır.
Takip tablosu
Nüsha numarası, sunulduğu kurum ve tarih tabloya işlenir. Tablo kayıp riskini azaltır. Araç basittir.
Fiziksel saklama
Kullanılmayan nüshalar güvenli biçimde saklanır. Kayıp yeni işlem demektir. Düzen kurulur.
Taranmış kopyalar
Her nüshanın taranmış kopyası tutulur. Kopya resmî değildir ama içeriği korur. Arşiv tamamlanır.
Farklı dillerde nüshalar
Aynı belge birden çok dile çevriliyorsa her dil kendi nüsha hesabına girer. Sayım dil bazında yapılır. Karışıklık önlenir.
Yurt dışına gidecek nüshalar
Yurt dışına gönderilen nüshalar geri gelmeyebilir. Bu nüshalar tüketilmiş sayılır. Hesap buna göre kurulur.
Maliyet kalemleri
Nüsha sayısı arttıkça resmî ücretler doğrusal artar. Kalem teklifte açıkça gösterilir. Şeffaflık korunur.
Müşteriye danışma
Sayı müşteriyle birlikte belirlenir ve gerekçesi yazılır. Tek taraflı karar sonradan tartışılır. Kayıt tutulur.
Kurumsal ölçekte etki
Çok belgeli dosyalarda nüsha sayısı belge sayısıyla çarpılarak arttığı için hem maliyet hem işlem süresi hızla büyür; bu yüzden gereksiz nüsha kadar eksik nüsha da pahalıdır. Hesap dosya düzeyinde yapılır. Denge baştan kurulur.
En pahalı hata
Bu adımda en pahalı hata, nüsha sayısının işlem başladıktan sonra netleşmesidir; tamamlanmış bir zincire nüsha eklemek, o zinciri baştan yürütmekle aynı emeği ister. Sayı iş başında sabitlenir. Değişiklik kayda geçer.