Tasdik zincirinde ilk karar hangi makama gidileceğidir ve bu karar belgenin sınıfına bağlıdır. Sınıflama belgenin görünümünden anlaşılmaz; düzenleyen makamdan ve belgeyi doğuran işlemden çıkar. Yanlış sınıflandırılan bir dosya kapıdan döner.
Sınıflamanın işlevi
Sınıflama hangi makama gidileceğini belirler. Karar zincirin ilk adımıdır. İşlev belirleyicidir.
Görünüme bakmama
Resmî görünen her belge aynı sınıfa girmez. Kaşe ve mühür sınıf göstermez. Ölçüt başkadır.
Düzenleyen makam ölçütü
Belgeyi hangi makamın düzenlediği belirleyicidir. Makam sınıfı doğurur. Soru buradan başlar.
İşlem ölçütü
Belgeyi doğuran işlemin niteliği de ölçüttür. Aynı makam farklı işlemler yapabilir. Ayrım incelir.
İdari belgeler
Nüfus, eğitim, sağlık ve sicil kayıtları bu gruptadır. Grup geniştir. Doğrulama mülki idareden alınır.
Adli belgeler
Mahkeme kararları ve adli kayıtlar bu gruptadır. Doğrulama adalet komisyonundan alınır. Yol ayrıdır.
Noterlik işlemleri
Noter onaylı çeviri bir noterlik işlemidir ve adli yola girmez; doğrulaması mülki idareden alınır. Bu nokta en sık karıştırılan ayrımdır. Kural bilinir.
Ticari belgeler
Sicil ve faaliyet belgeleri idari yola gider. Oda onaylı dış ticaret belgeleri ayrıca değerlendirilir. Ayrım yapılır.
Özel belgeler
Taraflar arasında düzenlenen belgeler resmî nitelik taşımaz. Bu belgeler önce resmîleştirilir. Sıra kurulur.
Resmîleştirme adımı
Özel bir belge noter işlemiyle resmî zincire girer. Adım atlanamaz. Yol tanımlıdır.
Karma dosyalar
Bir dosyada her iki sınıftan belge bulunabilir. Belgeler ayrılarak yürütülür. Gruplama zorunludur.
Gruplamanın yapılışı
Envanter çıkarılır ve her belgenin yanına sınıfı yazılır. Tablo yolu gösterir. Düzen kurulur.
Tereddütlü belgeler
Sınıfı belirsiz belgelerde ilgili makama sorulur. Tahminle gidilmez. Soru bir turu kurtarır.
Yabancı belgelerde sınıflama
Yurt dışından gelen belgelerde sınıflama o ülkenin yapısına göre kurulur. Kurallar farklı olabilir. Bilgi alınır.
Elektronik belgelerde durum
Doğrulama kodlu belgelerde uygulama farklılaşabilir. Durum ayrıca sorulur. Bilgi güncel alınır.
Sınıflamanın kaydı
Verilen karar ve gerekçesi kaydedilir. Aynı belge türünde tekrar sorulmaz. Birikim oluşur.
Yanlış sınıflamanın bedeli
Yanlış kapıya giden dosya geri döner ve bir gün kaybedilir. Sabit tarihli işlemlerde etki büyür. Kontrol önceden yapılır.
Ön kontrol
Yola çıkmadan önce sınıflama bir kez daha gözden geçirilir. Kontrol kısa sürer. Kazanç büyüktür.
Kurumsal tabloya dönüşmesi
Bir şirketin düzenli kullandığı belge türleri sınırlıdır; bu türlerin sınıfı bir kez belirlendiğinde sonraki bütün dosyalarda karar saniyeler içinde verilir. Tablo müşteri dosyasında saklanır. Tekrar ortadan kalkar.
En pahalı hata
Bu adımda en pahalı hata, noter onaylı çevirinin adli belge sanılmasıdır; belge adalet komisyonuna götürülür, kabul edilmez ve dosya doğru kapıya, valilik ya da kaymakamlığa ikinci kez yola çıkar. Ayrım baştan öğrenilir. Kural basittir.