Tek bir belgeyi çevirmek ile aylara yayılan, onlarca belgeden ve birden çok ekipten oluşan bir işi yürütmek farklı işlerdir. İkincisinde her parça kusursuz olsa bile bütün tutarsız çıkabilir. Bu bölüm, o bütünün nasıl bir arada tutulduğunu anlatıyor.
Tek sorumlu ilkesi
İşin bütününden tek bir kişi sorumlu olur ve karar mercii odur. Dağıtılmış sorumluluk boşluk üretir. İlke baştan kurulur.
Müşteri tarafında muhatap
Karşı tarafta da tek bir muhatap belirlenir. Birden çok kişiden gelen çelişkili talimat işi durdurur. Yetki netleştirilir.
İş kırılımı
Proje belgelere ve aşamalara bölünür ve her parçanın durumu izlenir. Bütün halinde izlenen iş kontrol edilemez. Kırılım yapılır.
Bağımlılıkların tespiti
Hangi belgenin hangisinden sonra yapılması gerektiği belirlenir. Terim kararları çoğu zaman ana belgeden çıkar. Sıra planlanır.
Takvim ve kilometre taşları
Ara teslimler ve inceleme pencereleri takvime yazılır. Ortak takvim herkesin aynı planı görmesini sağlar. Takvim paylaşılır.
Kaynak tahsisi
Hangi işi kimin yapacağı ve ne kadar süre ayıracağı planlanır. Aşırı yüklenen kişi tüm projeyi geciktirir. Denge kurulur.
Terim yönetiminin merkezileşmesi
Terim listesi proje düzeyinde tutulur ve tüm belgelerde geçerli olur. Belge bazlı listeler ayrışma üretir. Merkez korunur.
Karar günlüğü
Proje boyunca alınan kararlar tek yerde kaydedilir. Dağınık kararlar izlenemez. Günlük herkese açıktır.
Durum raporlaması
Müşteriye düzenli durum bildirimi yapılır. Sessizlik endişe yaratır. Sıklık baştan kararlaştırılır.
Risk izleme
Bilinen riskler listelenir ve durumları izlenir. Yanıt gecikmesi ve kapsam değişikliği en sık görülenlerdir. Liste güncellenir.
Sorun kaydı
Ortaya çıkan sorunlar kaydedilir ve çözümü izlenir. Sözlü aktarılan sorun kaybolur. Kayıt tutulur.
Değişiklik kontrolü
Kapsam değişiklikleri tek elden yönetilir ve onaylanır. Dağınık kabul planı bozar. Süreç işletilir.
Ekip içi iletişim
Bilgi tek kanaldan akar ve herkese aynı anda ulaşır. Kişisel yazışmalarda kalan karar uygulanmaz. Kanal tanımlıdır.
Belgeler arası tutarlılık
Proje sonunda tüm belgeler birlikte taranır. Tek tek doğru belgeler birlikte çelişebilir. Tarama yapılır.
Kalite kontrol noktalarının planlanması
Hangi aşamada hangi kontrolün yapılacağı takvime yazılır. Plansız kontrol atlanır. Noktalar sabitlenir.
Yönetim emeğinin görünürlüğü
Koordinasyon gerçek bir emektir ve plana dahil edilir. Görünmez sayılan bu emek sürenin bir bölümünü alır. Hesaba katılır.
Proje kapanışı
Tüm belgeler teslim edildiğinde proje bütün olarak kapatılır. Parça parça kapanış eksik bırakır. Kapanış toplu yapılır.
Bir sonraki adım
Projelerin izlenmesi için ortak bir takip sistemi kullanılır. Sistem koordinasyonun altyapısıdır. Sıra korunur.