Kurumsal işlerde anlaşmazlıkların büyük bölümü kalitede değil kapsamda çıkar: müşteri bir şeyin dahil olduğunu düşünür, yüklenici olmadığını. Bu ihtimal, kapsamın yazılı olarak ve iki yönlü tanımlanmasıyla ortadan kalkar. Yani neyin yapılacağı kadar neyin yapılmayacağı da yazılır.
İki yönlü tanım
Kapsam yalnızca yapılacakları değil, bilinçli olarak dışarıda bırakılanları da sayar. Tek yönlü bir liste her zaman eksik okunur. İki yön birlikte yazılır.
Çevrilecek bölümler
Hangi belgelerin ve hangi bölümlerin çevrileceği sayfa ya da başlık düzeyinde belirtilir. Belirsiz bir ifade sonradan iki farklı biçimde hatırlanır. Tanım somut yapılır.
Kapsam dışı bölümler
Çevrilmeyecek ekler ve bölümler açıkça yazılır ve gerekçesi kısaca belirtilir. Sessiz bırakılan bir bölüm eksiklik sanılır. Şeffaflık güven kurar.
Dil çifti tanımı
Kaynak ve hedef dil ile varsa hedef pazar belirtilir. Aynı dilin farklı pazarları farklı tercihler gerektirebilir. Bu ayrım baştan konuşulur.
Teslim biçimi
Çevirinin hangi dosya biçiminde teslim edileceği kapsamın parçasıdır. Düzenlenebilir teslim ayrı bir emek gerektirir. Beklenti yazılır.
Düzen çalışması
Sayfa düzeninin korunup korunmayacağı ayrıca belirlenir ve ciddi zaman farkı yaratır. Görsel içeren belgelerde bu kalem büyür. Kapsamda açıkça yer alır.
Görsel içi metinler
Şema ve grafiklerdeki metinlerin çevrilip çevrilmeyeceği netleştirilir. Yeniden çizim ayrı bir iştir. Karar yazılı alınır.
Beyan ve onay adımları
Çeviri beyanı, kaşe ya da sonraki onay adımları istenip istenmediği belirtilir. Bu adımlar süreyi uzatır. Beklenti baştan öğrenilir.
Revizyon ve son okuma
Hangi kontrol adımlarının uygulanacağı kapsamda tanımlanır. Adımların sayısı hem süreyi hem güvenceyi belirler. Tanım açık yapılır.
Müşteri incelemesi
Müşterinin metni inceleyip inceleyemeyeceği ve süresi planlamaya dahil edilir. İnceleme süresi teslim tarihini etkiler. Süre yazılır.
Düzeltme turu sayısı
Kaç düzeltme turunun kapsamda olduğu belirlenir ve sınırsız değildir. Sınırsız düzeltme beklentisi iş tanımını belirsizleştirir. Sayı yazılır.
Kapsam dışı taleplerin ele alınışı
İş sırasında gelen yeni istekler ayrı değerlendirilir ve yeni mutabakat gerektirir. Sessizce kabul etmek planı bozar. Süreç baştan anlatılır.
Kapsam değişikliği yönetimi
Kapsam değişirse süre ve maliyet yeniden hesaplanır ve yazılı onaylanır. Değişiklik kaydı tutulur. Kayıt sonradan dayanak olur.
Belirsiz ifadelerden kaçınma
Gerekirse ya da uygun görüldüğü şekilde gibi ifadeler kapsamı belirsiz bırakır. Bu ifadeler yerine ölçülebilir tanımlar kullanılır. Netlik iki tarafı da korur.
Varsayımların yazılması
Teklif belirli varsayımlara dayanıyorsa bunlar açıkça yazılır. Varsayım tutmazsa kapsam yeniden konuşulur. Şeffaflık sürpriz önler.
Kapsam belgesinin onayı
Yazılan kapsam müşteriye onaylatılır ve iş bu onaydan sonra başlar. Onaysız başlanan iş dayanaksızdır. Onay kayda geçer.
Kapsamın ekibe aktarılması
Çalışacak ekip kapsamı bilmeden doğru iş yapamaz. Tanım ekiple paylaşılır. Paylaşım iş başlangıcının parçasıdır.
Bir sonraki adım
Kapsam onaylandığında teklif hazırlanır ve süre taahhüdü verilir. Kapsamsız bir teklif tahmin olur. Sıra korunur.