Teslim edilen bir iş henüz kapanmış değildir: dosyalar arşivlenmemiş, geçici kopyalar silinmemiş, kayıtlar tamamlanmamıştır. Bu adımlar atlandığında gizlilik riski birikir ve sonraki işler için değerli olan bilgi kaybolur. Kapanış, işin görünmeyen ama gerekli son adımıdır.
Kapanışın tanımı
İş, arşivleme ve temizlik tamamlandığında kapanır. Teslim tek başına kapanış değildir. Tanım nettir.
Arşiv paketinin oluşturulması
Asıl belge, çeviri, notlar, terim listesi ve yazışmalar birlikte arşivlenir. Tek başına çeviri bağlamını taşımaz. Paket bütün olur.
Sürüm bilgisinin kaydı
Hangi sürümün teslim edildiği kayda geçer. Sonradan aynı hali üretmek gerekebilir. Bilgi zorunludur.
Terim listesinin saklanması
Kullanılan liste müşteri dosyasına işlenir. Sonraki işlerde süreklilik sağlar. Birikim korunur.
Belleğin güncellenmesi
Onaylanmış metinler belleğe işlenir ve gözden geçirilir. Kontrolsüz aktarım hata taşır. Bakım yapılır.
Geçici kopyaların silinmesi
Çalışma sırasında oluşan kopyalar silinir. Unutulan kopyalar gizlilik riskidir. Temizlik kayda geçer.
Ekip erişiminin kapatılması
İş biten kişilerin dosya erişimi kaldırılır. Açık kalan erişim birikerek risk oluşturur. İşlem uygulanır.
Fiziksel belgelerin iadesi
Asıl belgeler iade edilir ve tutanak kapatılır. Açık tutanak sorumluluğu sürdürür. Kayıt tamamlanır.
Çıktıların imhası
Alınmış basılı kopyalar kontrollü imha edilir. Kâğıt kopyalar kolayca izden çıkar. İşlem kaydedilir.
Süre kayıtlarının tamamlanması
Gerçekleşen süreler kaydedilir ve planla karşılaştırılır. Bu veri sonraki tahminleri iyileştirir. Kayıt tutulur.
Sapmaların incelenmesi
Plandan sapma olduysa nedeni kaydedilir. Neden bilinmeden aynı sapma tekrarlanır. İnceleme kısa tutulur.
Geri bildirimlerin özetlenmesi
Gelen düzeltmeler tür bazında özetlenir. Desen varsa süreç iyileştirmesine bağlanır. Özet kaydedilir.
Kontrol listesinin güncellenmesi
Yeni bir hata türü çıktıysa listeye madde eklenir. Liste zamanla kurumun belleği olur. Güncelleme yapılır.
Müşteri dosyasının güncellenmesi
Müşteriye özgü tercihler ve notlar dosyaya işlenir. Sonraki iş buradan başlar. Süreklilik sağlanır.
Ticari kayıtların kapatılması
Faturalama ve ticari kayıtlar tamamlanır. Açık kalan kalem sonradan izlenemez. Kayıt kapatılır.
Saklama süresinin başlatılması
Arşiv kaydının saklama süresi bu tarihten itibaren işler. Süre sonunda silme planlanır. Takvim kurulur.
Kapanış bildirimi
İşin kapandığı müşteriye bildirilebilir. Bu bildirim ilişkiyi düzenli tutar. Kısa yapılır.
Kapanış kontrol listesi
Kapanış adımları da yazılı bir listeyle yürütülür çünkü bu aşamada dikkat düşer ve iş bitmiş sayılır. Listesiz kapanışta en sık atlanan maddeler geçici kopya temizliği ve erişim kaldırma olur. İkisi de gizlilik açısından doğrudan sonuç doğurur.
Sonraki işe hazırlık
Kapanışta biriken bilgi sonraki işin hazırlık süresini kısaltır. Bu nedenle kapanış bir formalite değildir. Adım ciddiye alınır.