Üslup kılavuzu hazırlama, kurumun yazım ve üslup kararlarının örnekli bir belgeye dönüştürülmesidir. Bu sayfa kalemin kapsamını tanımlar.
Kapsam
Geri bildirimlerden ve mevcut belgelerden tercihlerin çıkarılması, kararların örneklerle yazılması ve belgenin belge türüne göre bölümlenmesi bu kalemin içindedir.
Kapsam dışı
Kararların kendisi kuruma aittir. Kılavuz, kurumun tercihlerini yazıya geçirir; yeni bir üslup dayatmaz.
Sıfırdan yazılmaz
En işe yarayan kılavuzlar boş sayfadan değil, gelen düzeltmelerin biriktirilmesinden doğar.
Kural değil karar
Uygulanamayan genel tavsiyeler yerine ölçülebilir kararlar yazılır. Her madde bir tereddüdü çözmelidir.
Her karar örnek taşır
Doğru ve yanlış kullanım yan yana gösterildiğinde yoruma yer kalmaz.
Biçim kararları
Tarih, sayı, para birimi, kısaltma ve hitap yazımı her belgede geçer; kılavuzun en verimli bölümü budur.
Yasak ifadeler
Kurumun kullanmak istemediği ifadeler listelendiğinde bunlar taranabilir hâle gelir ve kontrol otomatikleşir.
Terim listesinden ayrıdır
Terim listesi karşılıkları, kılavuz ise nasıl yazılacağını tutar. İkisi karışırsa ikisi de aranamaz olur.
Kısa tutulur
Otuz sayfalık bir belge okunmaz. Birkaç sayfalık, aranabilir ve örnekli bir kılavuz gerçekten kullanılır; uzunluk arttıkça açılma ihtimali düşer.
Onay
Kılavuzdaki kararlar kurumun kararlarıdır ve bir onay mercii gerektirir.
Kaynak yazarları da kullanır
Kılavuz yalnız çeviri için kullanılırsa kaynak metinler kendi kurallarıyla yazılmaya devam eder.
Güncelleme
Yeni bir tercih ortaya çıktığında nereye ve kim tarafından ekleneceği tanımlanır.
Belge türüne göre bölümlenir
Bir sözleşmede kesinlik, bir tanıtım metninde akıcılık öndedir; tek bir üslup bütün belgelere uymaz. Bölümlenmiş bir kılavuz hem daha gerçekçidir hem aranan maddeye daha hızlı ulaştırır.
Örnekler gerçek metinden alınır
Kurgulanmış bir örnek, gerçek belgelerdeki zorlukları temsil etmeyebilir. Kurumun kendi metinlerinden alınan örneklerde müşteri ve kişi bilgileri temizlenir.
Uygulanabilirliği ölçülür
Kılavuza rağmen tekrar eden bulgular varsa sorun uygulamada değil maddenin kendisinde olabilir: karar belirsizdir ya da örneği yoktur. Bu durumda madde yeniden yazılır.
İlk sürüm kısa olur
Eksiksiz bir kılavuz beklemek belgenin hiç çıkmamasına yol açar. Birkaç sayfalık bir ilk sürüm, geri bildirimlerle zamanla zenginleşir.
Onay mercii yazılır
Kılavuzdaki kararlar kurumun kararlarıdır ve bir onay gerektirir. Onaysız bir metin öneri olarak kalır; farklı birimler kendi tercihlerini sürdürmeye devam eder.
Çıkarım
Kılavuz, tartışmayı bitiren bir ölçüt olduğunda değerlidir. Geri bildirimden beslenmesi, her kararın örnek taşıması, kısa ve aranabilir olması ve güncelleme yolunun tanımlanması; bu dördü olmadan hazırlanan belge açılmaz.