Sözleşmede sahiplik maddesi bulunması önemli bir adımdır ama yeterli değildir. Varlıkların fiilen kurumda olup olmadığı ayrı bir sorudur.
Kâğıttaki sahiplik denenmelidir
Bellek ve terim tabanının gerçekten teslim edilebildiği dönemsel olarak denenir. İlk deneme çoğu zaman biçim ya da kapsam eksiği ortaya çıkarır.
Biçim açık olmalı
Yalnız bir sistemde açılabilen bir dosya teslim sayılmaz. Yaygın ve açık biçimler koşul olarak yazılır.
Gerekçeler de devredilir
Terim kararlarının nedeni aktarılmazsa liste uygulanabilir ama savunulamaz. İlk tartışmada karar sorgulanır.
Dönemsel teslim alınır
Varlıkların yılda bir devredilmesi, ayrılma anını beklemeden birikimin kurumda olmasını sağlar ve aynı zamanda bir yedekleme işlevi görür.
Saklama yeri belirlenir
Teslim alınan dosyaların kurumda nerede duracağı ve kimin erişeceği tanımlanmazsa, teslim bir klasöre iner ve unutulur.
Bakım sorumluluğu ayrıdır
Sahiplik ile bakım aynı tarafta olmayabilir. Kimin güncelleyeceği yazılmazsa varlıklar teknik olarak kurumda ama fiilen bakımsız kalır.
Kişisel veri taranır
Bellekte müşteri ya da çalışan verisi kalmış olabilir. Devir sırasında bu kayıtlar temizlenir.
Karşı görüş: bu yük kuruma ait değil
Altyapıyı yönetmenin tedarikçinin işi olduğu düşünülebilir. Ancak sahiplik bir yönetim yükü değil bir seçenek güvencesidir; varlıklar kurumda olduğunda kalma kararı gerçekten bir tercih hâline gelir.
Çoklu tedarikçide zorunludur
Birden çok tarafla çalışılıyorsa ortak altyapının kurumda durması gerekir; aksi hâlde her tedarikçi kendi dilini kurar.
Arşiv de bir varlıktır
Teslim edilmiş çeviriler, hizalandığında yeni belleğin kaynağıdır. Arşivin kurumda olması sahipliğin parçasıdır.
Devir testi yapılır
Teslim alınan dosyanın başka bir ortamda açılıp kullanılabildiği denenir. Denenmemiş bir teslim, teslim sayılmaz.
Sürüm izlenir
Hangi tarihli belleğin teslim alındığı kaydedilir. Aksi hâlde hangi kararların içinde olduğu bilinemez.
Kullanım hakkı karşılıklı yazılır
Sahiplik kurumda olsa da tedarikçinin çalışabilmesi için erişim gerekir. Bu koşul da maddede yer alır.
Değer zamanla büyür
Birikim her yıl artar ve devrin değeri de aynı oranda yükselir. Erken kurulan bir düzen, sonradan kurulandan çok daha az emek ister.
Devir bir kerelik iş değildir
Bir kez teslim alınmış bir bellek, aradan geçen sürede yeniden eskiyecektir. Dönemsel bir ritim tanımlanmazsa kurumdaki kopya zamanla güncel birikimden kopar ve devir yeniden yapılması gereken bir iş hâline gelir.
Çıkarım
Varlık sahipliği bir madde değil bir uygulamadır. Teslimin dönemsel olarak denenmesi, açık biçim koşulu, gerekçelerin devredilmesi ve bakım sorumluluğunun ayrıca tanımlanması; bu dördü olmadan sözleşmedeki sahiplik maddesi yalnızca bir niyet beyanı olarak kalır.