Çeviri işini düzene sokmaya karar veren kurumların çoğu doğrudan bir süreç tasarlamaya başlar. Oysa hangi sürecin gerektiğini belirleyen şey, mevcut durumun ne olduğudur ve bu genellikle bilinmez.
Önce mevcut durum görünür kılınır
Geçen bir yıl içinde kimin, neyi, hangi tedarikçiye çevirttiği çıkarılır. Bu liste çoğu kurumda hiç yapılmamıştır ve ilk kez yapıldığında şaşırtıcı bir tablo verir.
Üç soruyla başlanır
Hangi birimler talep üretiyor, hangi belge türleri tekrar ediyor, toplam hacim ne kadar. Bu üç sorunun yanıtı, sonraki bütün kararların dayanağıdır.
Veri zaten vardır
Faturalar, e-posta yazışmaları ve dosya klasörleri bu bilgiyi taşır. Yeni bir sistem kurmadan, var olan kayıtlardan çıkarılabilir.
Sayı tahminden farklı çıkar
Toplam hacim ve toplam gider, kurum içindeki yaygın tahminden genellikle uzaktır. Bu fark, iyileştirmeyi savunmak için gereken gerekçeyi kendiliğinden üretir.
Mükerrer işler ilk bulgudur
Aynı belgenin iki birimde çevrilmiş olması, liste çıkarıldığında hemen görünür ve düzeltmesi en kolay olan kalemdir.
Süreç kurmak ikinci adımdır
Ölçüm yapılmadan kurulan bir talep formu ya da onay akışı, gerçek soruna değil varsayılan soruna çözüm üretir.
Küçük başlanır
Bütün kurumu kapsayan bir düzen yerine, en çok hacim üreten bir ya da iki birimle başlanabilir. Sonuç görüldüğünde yaygınlaştırma kolaylaşır.
Karşı görüş: bu envanter zaman alır
Geçmiş bir yılı taramanın emek gerektirdiği doğrudur. Ancak bu iş birkaç günlük bir çalışmadır ve karşılığında, yıllarca sürecek kararların dayanağı oluşur; tahminle kurulan bir süreç ise her yıl yeniden düzeltilir.
Sahip belirlenir
Bu işin kimin sorumluluğunda olduğu tanımlanmazsa, envanter bir kez çıkarılır ve güncellenmez.
Bulgular yazılı paylaşılır
Toplam hacim ve dağılım kurum içinde paylaşıldığında, sonraki adımların gerekçesi de paylaşılmış olur.
En kolay kazanç önce alınır
Mükerrer işlerin önlenmesi ya da gereksiz bir belge türünün kaldırılması, erken ve görünür bir sonuç üretir.
Hedef baştan büyük tutulmaz
Olgun bir yapıya tek adımda geçmeye çalışmak, çoğu zaman hiçbir adımın tamamlanmamasıyla biter.
İlk ölçüm başlangıç çizgisidir
Sonraki iyileştirmelerin etkisi, ancak bu ilk sayılarla karşılaştırılarak gösterilebilir.
Tedarikçiden de veri istenebilir
Mevcut tedarikçilerin kayıtları, kurum içi taramayı tamamlar ve eksik kalan bölümleri doldurur.
Çıkarım
İlk adım bir süreç kurmak değil, mevcut durumu ölçmektir. Üç sorunun yanıtlanması, verinin var olan kayıtlardan çıkarılması, bulguların yazılı paylaşılması ve en kolay kazancın önce alınması; bu dördü, sonraki bütün adımları tahmin üzerine değil ölçüm üzerine kurar.