Kurumsal üslup kılavuzu hazırlamak, boş bir sayfaya oturup kurallar yazmak gibi düşünülür. Uygulamada en işe yarayan kılavuzlar böyle yazılmaz; birikerek oluşur.
Tercihler önceden bilinmez
Çoğu kurum kendi üslup tercihini ancak bir metni görünce fark eder. Baştan yazılan kurallar bu yüzden ya çok genel ya da uygulanamaz olur.
İlk kaynak geri bildirimdir
Teslim edilen metinlere gelen düzeltmeler, gerçek tercihlerin en doğrudan kaydıdır. Kılavuz bu düzeltmelerin biriktirilmesiyle kurulur.
Kural değil karar yazılır
"Sade bir dil kullanın" bir kural gibi görünür ama uygulanamaz. "Cümleler tek bir yargı taşır" ölçülebilir bir karardır.
Örnek en güçlü anlatımdır
Doğru ve yanlış kullanım yan yana gösterildiğinde yoruma yer kalmaz. Her karar en az bir örnekle durmalıdır.
Kısa kılavuz uygulanır
Otuz sayfalık bir belge okunmaz. Birkaç sayfalık, örnekli ve aranabilir bir kılavuz gerçekten kullanılır.
Biçim kararları en çok tekrar edenlerdir
Tarih, sayı, para birimi, kısaltma ve hitap yazımı her belgede geçer. Kılavuzun en verimli bölümü budur.
Yasak ifadeler ayrı listelenir
Kurumun kullanmak istemediği ifadeler açıkça yazıldığında, bunlar taranabilir hâle gelir ve kontrol otomatikleşir.
Terim listesinden ayrı durur
Terim listesi karşılıkları, kılavuz ise nasıl yazılacağını tutar. İkisi karıştığında ikisi de aranamaz hâle gelir.
Karşı görüş: kılavuz yaratıcılığı kısıtlar
Katı kuralların metni mekanikleştirebileceği doğrudur. Ancak kurumsal belgelerde aranan şey özgünlük değil öngörülebilirliktir; kılavuz, tanıtım metinlerinde daha esnek, teknik metinlerde daha kesin olacak biçimde bölümlenebilir.
Belge türüne göre bölümlenir
Tek bir üslup bütün belgelere uymaz. Sözleşme, teknik metin ve tanıtım metni ayrı bölümlerde ele alınır.
Kim onaylıyor yazılır
Kılavuzdaki kararlar kurumun kararlarıdır ve bir onay mercii gerektirir. Onaysız bir kılavuz öneri olarak kalır.
Güncelleme yolu tanımlanır
Yeni bir tercih ortaya çıktığında nereye ve kim tarafından ekleneceği belli olmalıdır. Aksi hâlde kılavuz ilk yılın fotoğrafı olarak donar.
Tedarikçiyle paylaşılır
Kurum içinde duran bir kılavuz çeviriyi etkilemez. İşin başında paylaşılması, tercihlerin metne baştan girmesini sağlar.
Uygulanabilirliği ölçülür
Kılavuza rağmen tekrar eden bulgular varsa, sorun uygulamada değil kılavuzun kendisinde olabilir: karar belirsizdir ya da örneği yoktur.
Kaynak metin yazarları da okumalı
Kılavuz yalnız çeviri için kullanıldığında, kaynak metinler kendi kurallarıyla yazılmaya devam eder. Aynı kılavuzun kurum içi yazımda da geçerli olması, tutarlılığı çeviriden önce kurar.
Çıkarım
Kılavuz baştan yazılan bir belge değil, biriken kararların kaydıdır. Geri bildirimden başlayarak kurulması, her kararın örnekle yazılması, belge türüne göre bölümlenmesi ve güncelleme yolunun tanımlanması; bu dördü sağlandığında kılavuz tartışmayı bitiren bir ölçüt hâline gelir.