Çeviri işi tek bir kişinin işi gibi görünür: metin gider, metin gelir. Arada en az beş farklı rol vardır ve tanımlanmadıklarında bir kısmı sahipsiz kalır.
Talep sahibi
Metne ihtiyaç duyan ve nerede kullanılacağını bilen kişidir. Brief’i yazabilecek tek kişi odur; aradaki koordinasyon birimi dosyayı iletir ama bağlamı taşıyamaz.
Koordinatör
Talebi toplayan, tedarikçiyle iletişimi yürüten ve takvimi izleyen roldür. Küçük kurumlarda talep sahibiyle birleşebilir, ama birleştiği yazılmalıdır.
Üretim tarafı
Çeviriyi yapan kişi ya da ekip. Bu rolün kim olduğu ve nasıl seçildiği kuruma açıkça bildirilir; "ekibimiz" ifadesi bir rol tanımı değildir.
Kontrol tarafı
Çeviriyi yapmamış, aynı yetkinlikte ikinci kişi. Bu rol sıkışık takvimlerde en sık boş kalan roldür ve boş kaldığı çoğu zaman kimseye söylenmez.
İçerik onaylayan
Kurumun kendi uzmanı. Terminolojiyi ve olguları doğrular. Kontrol tarafının yerine geçmez; farklı bir soruyu yanıtlar.
Roller kişi değil
Bir kişi birden çok rol üstlenebilir. Sorun rollerin birleşmesi değil, hiç tanımlanmamış olmasıdır. Tanımlı rol, kişi ayrıldığında da yerinde kalır.
En sık boşta kalan rol onaylayandır
Metin teslim edilir, kimse onaylamaz ve belge öylece kullanılır. Sorun çıktığında onayın kimde olduğu aranır ve bulunamaz.
Karşı görüş: küçük işte bu kadar rol fazla
Kısa bir belge için beş rol tanımlamak orantısız görünür ve bu itiraz haklıdır. Ancak tanımlamak, her rol için ayrı kişi atamak demek değildir; tek kişinin hangi rolleri üstlendiğini yazmak yeterlidir.
Yedek de tanımlanır
İzin ve yoğunluk dönemlerinde rolün kime geçeceği önceden yazılmazsa akış durur. Yedeksiz bir rol, tanımlanmamış rolle aynı sonucu verir.
Muhatap sayısı sınırlı tutulur
Tedarikçi tarafında birden çok kişiyle konuşmak bilgi kaybı üretir. Tek muhatap, bilgiyi tek yerde toplar ve kaydı kolaylaştırır.
Karar yetkisi ayrıca yazılır
Kapsam değişikliği, ek süre ve bedel kararlarını kimin verebileceği tanımlanmazsa, her değişiklikte akış üst yönetime çıkar ve yavaşlar.
Roller tedarikçiyle paylaşılır
Karşı tarafın kime soru soracağını ve kimden onay bekleyeceğini bilmesi gerekir. Kurum içinde net olan bir dağılım, paylaşılmadığında işe yaramaz.
Tek sayfalık bir tablo yeterlidir
Rol, kişi, yedek ve iletişim kanalı. Dört sütunlu bir tablo, uzun süreç belgelerinden daha çok iş görür ve gerçekten güncellenir.
Dağılım dönemsel gözden geçirilir
Kişiler değişir, birimler yeniden yapılanır. Güncellenmeyen bir rol tablosu, ilk acil durumda yanlış kişiyi işaret eder.
Çıkarım
Rol dağılımı bürokratik bir ayrıntı değil, sıkışık anlarda hangi adımın sahipsiz kalacağını belirleyen şeydir. Beş rolün kimde olduğu, yedeklerin kim olduğu ve karar yetkisinin nerede durduğu tek sayfada yazıldığında, atlanan adımlar tesadüfe bırakılmamış olur.