Teklif mektubu, ihale dosyasındaki en kısa ama en bağlayıcı belgedir. Bedeli, süreyi ve isteklinin taahhüdünü tek sayfada toplar. Kısalığı yanıltıcıdır: buradaki bir tutarsızlık, dosyanın geri kalanı kusursuz olsa bile teklifi geçersiz kılar.
Rakam ve yazı birlikte kontrol edilir
Teklif edilen bedel hem rakamla hem yazıyla belirtilir. Çeviride bu iki alanın birbiriyle tutarlı kalması, sayının kendisinden daha önemlidir. Yazıyla ifadede para biriminin ve kuruş karşılığının nasıl yazıldığı Türkçe yazım kuralına göre düzenlenir.
İmza yetkisi
Mektubu imzalayan kişinin isteklinin temsilcisi olduğu ayrıca belgelenir. Çeviri yapılırken imza bloğundaki unvan, kaynak ülkedeki karşılığıyla verilir. Yabancı şirket unvanlarındaki kısaltmalar Türkçeye uyarlanmaz; şirket türünü gösteren kısaltma belgenin kimliğinin parçasıdır.
Geçerlilik süresi
Mektupta belirtilen teklif geçerlilik süresi, idarenin istediği asgari süreden kısa olamaz. Sürenin gün olarak mı yoksa belirli bir tarihe kadar mı yazıldığı çeviride değiştirilmez. Tarihe çevrilen bir gün sayısı, sonradan yapılan uzatmalarda karışıklık yaratır.
Ekleriyle birlikte değerlendirilir
Teklif mektubu tek başına anlam taşımaz; birim fiyat teklif cetveli, geçici teminat ve yeterlik belgeleriyle birlikte okunur. Cetveldeki kalem adları ile mektuptaki iş tanımının aynı terimlerle verilmesi gerekir. Aynı kalemin iki belgede iki farklı adla geçmesi değerlendirmede soru işareti doğurur.
Düzeltme yapılmaz
Kaynak belgedeki bir hata çeviride düzeltilmez. Rakam ile yazı arasında uyumsuzluk varsa bu durum çeviriye olduğu gibi yansır ve müşteriye ayrıca bildirilir. Çevirinin görevi belgeyi iyileştirmek değil, birebir aktarmaktır.
Birim fiyat teklif cetveliyle ilişkisi
Birim fiyat usulüyle yapılan ihalelerde mektuptaki toplam bedel, cetveldeki kalem tutarlarının toplamıdır. Cetveldeki kalem adları ile teknik şartnamedeki tanımlar aynı terimlerle verilir. Bir kalemin cetvelde başka, şartnamede başka adla geçmesi, hak ediş aşamasında hangi kalemin ödeneceği tartışmasına dönüşür.
Elektronik teklif
Teklifler elektronik ortamda sunulduğunda mektubun kâğıt üzerindeki biçimi yerine platformdaki alanlar doldurulur. Çeviri bu durumda basılı bir belge için değil, alan alan veri girişi için hazırlanır. Alan adlarının karşılıkları önceden belirlenmezse, veriyi girecek kişi hangi bilginin nereye ait olduğunu kestiremez.
Vekâleten imza
Mektup şirket yetkilisi yerine vekil tarafından imzalanacaksa, vekâletnamenin de dosyada bulunması gerekir. Yurt dışında düzenlenmiş vekâletname ayrı bir tasdik zincirinden geçer. Vekâletnamedeki yetkinin kapsamı, ihaleye katılmayı ve teklif vermeyi açıkça içermelidir; genel bir temsil yetkisi yeterli sayılmayabilir.
Alternatif teklif ve kısmi teklif
Bazı ihalelerde işin kısımlarına ayrı ayrı teklif verilebilir ya da alternatif teklif sunulabilir. Hangi kısma teklif verildiği mektupta açıkça yazılır. Kısım numaraları ve kısım adları, ihale ilanındaki numaralandırmayla aynı kalmalıdır. Numaralandırmanın çeviride yeniden düzenlenmesi, teklifin hangi kısma ait olduğunu belirsizleştirir.
Para birimi tercihi
İdare, teklifin hangi para biriminde verilebileceğini dokümanda belirtir. Birden fazla para birimine izin verilen ihalelerde istekli tercihini mektupta gösterir. Bu tercih çeviride değiştirilmez ve birim kısaltmaları uluslararası kod olarak aktarılır. Sembol yerine kod kullanılması, benzer sembolleri paylaşan para birimlerinin karışmasını önler.