Onaylı çeviri bütçesi iki farklı yapıdan oluşur: hizmet bedeli ve resmî ücretler. İkisi aynı kalemde gösterildiğinde teklifler karşılaştırılamaz hale gelir ve müşteri neye ödeme yaptığını göremez. Ayrım şeffaflığın temelidir.
İki ayrı yapı
Bütçe hizmet bedeli ve resmî ücretlerden oluşur. İki yapı farklı mantıkla işler. Ayrım baştan kurulur.
Hizmet bedeli
Çeviri, kontrol ve koordinasyon emeğinin karşılığıdır. Bedel hizmet sağlayıcının belirlediği tutardır. Kalem tanımlıdır.
Resmî ücretler
Onay ve doğrulama adımlarının ücretleri tarifelere bağlıdır. Bu tutarlar hizmet sağlayıcının geliri değildir. Nitelik farklıdır.
Tarifelerin yapısı
Resmî ücretler belirli dönemlerde güncellenir. Güncel tutar ilgili kurumdan teyit edilir. Bilgi taze tutulur.
Kalemlerin ayrı gösterimi
Teklifte iki yapı ayrı satırlarda gösterilir. Tek satır karşılaştırmayı engeller. Sunum ayrıntılıdır.
Karşılaştırılabilirlik
Ayrı gösterim iki teklifin gerçekten karşılaştırılmasını sağlar. Kapsamı farklı teklifler kıyaslanamaz. Ölçüt eşitlenir.
Belge sayısına bağlı büyüme
Resmî kalemler belge başına hesaplandığı için doğrusal büyür. Hacim indirimi bu kalemlerde işlemez. Beklenti düzeltilir.
Nüsha sayısına bağlı büyüme
Her ek nüsha resmî ücreti tekrarlar. Sayı bütçeyi doğrudan etkiler. Hesap baştan yapılır.
Sayfa sayısının etkisi
Bazı resmî ücretler sayfa üzerinden hesaplanır. Uzun belgeler kalemi büyütür. Sayım önceden yapılır.
Lojistik kalemleri
Kargo ve şehirler arası taşıma da bütçeye girer. Bu kalem sıkça unutulur. Liste tamamlanır.
Beklenmeyen kalemler
Yenilenen belge ya da ek nüsha bütçeyi büyütür. Pay bırakılır. Plan esnek kurulur.
Tekrar maliyeti
Kırılan bir zincir tüm resmî kalemleri yeniden doğurur. Önleme maliyeti her zaman düşüktür. Hesap açıktır.
Onay düzeyinin etkisi
Seçilen düzey doğrudan maliyeti belirler. Gereksiz düzey bütçeyi şişirir. Düzey doğru seçilir.
Bilgiyle tasarruf
Kurumun beklentisini öğrenmek en büyük tasarrufu sağlar. Bir soru bir adımı ortadan kaldırabilir. Yöntem basittir.
Vergi gösterimi
Hizmet bedeline uygulanan vergi açıkça gösterilir. Dâhil olup olmadığı yazılır. Belirsizlik bırakılmaz.
Ödeme akışı
Resmî ücretlerin ne zaman ve kim tarafından ödeneceği belirlenir. Belirsizlik süreci durdurur. Düzen kurulur.
Masraf belgeleri
Resmî ödemelerin belgeleri müşteriye sunulur. Belge şeffaflığı kanıtlar. Kayıt saklanır.
Bütçe tablosu
Belge, düzey, nüsha ve kalemler tabloya işlenir. Tablo hem teklif hem kontrol aracıdır. Belge paylaşılır.
Yıllık planlama
Düzenli onaylı çeviri ihtiyacı olan şirketler bu kalemleri yıllık bütçeye alabilir ve tekrar eden işlemler için önceden kapasite ayırabilir; böylece her talep ayrı bir onay süreci olmaktan çıkar. Plan yıllık kurulur. Yük azalır.
En pahalı hata
Bu konuda en pahalı hata, resmî ücretlerin hizmet bedeline gömülerek tek rakam verilmesidir; müşteri neye ödediğini göremez, teklifler karşılaştırılamaz ve süreçte doğan ek kalemler tartışma konusu olur. Kalemler ayrı gösterilir. Şeffaflık baştan kurulur.