Bir çeviri işinde pek çok adım her seferinde aynı biçimde tekrarlanır: dosya hazırlama, analiz çalıştırma, bildirim gönderme. Bunları otomatikleştirmek zaman kazandırır. Ne var ki karar gerektiren adımlar otomatikleştirilemez ve otomatik bir adımın sessiz başarısızlığı, elle yapılan bir hatadan daha tehlikelidir.
Tanım
İş akışı otomasyonu, tekrar eden adımların insan müdahalesi olmadan yürütülmesidir. Amaç mekanik yükü azaltmaktır. Karar insanda kalır.
Otomatikleştirilebilen adımlar
Dosya hazırlama, analiz çalıştırma ve bildirim gönderme mekanik adımlardır. Bunlar güvenle otomatikleşir. Kazanç birikir.
Otomatikleştirilemeyen adımlar
Terim kararı, kapsam onayı ve kalite değerlendirmesi karar gerektirir. Bunlar otomatikleşmez. Sınır korunur.
Karar noktalarının korunması
Her otomatik akışta insan onayı gereken noktalar tanımlanır. Tamamen otomatik akış risk üretir. Noktalar bilinçli konur.
Dosya hazırlığı otomasyonu
Dosyaların araca alınması ve ayarlanması otomatikleşebilir. Bu, en yaygın kazançtır. Kontrol yine yapılır.
Analiz otomasyonu
Analiz raporu iş açılışında otomatik üretilebilir. Teklif hazırlığı hızlanır. Sonuç incelenir.
Bildirim otomasyonu
Adım geçişlerinde ilgili kişiler otomatik bilgilendirilir. Bekleme süreleri kısalır. Akış düzenlenir.
Teslim paketi hazırlığı
Paket bileşenleri otomatik derlenebilir. Eksik dosya riski azalır. Liste yine kontrol edilir.
Kalite kontrol tetikleme
Tarama adımı otomatik çalıştırılabilir. Böylece atlanması zorlaşır. Bulgular elle değerlendirilir.
Sessiz başarısızlık riski
Otomatik bir adım çalışmadığında kimse fark etmeyebilir. Bu, en sinsi risktir. İzleme kurulur.
Başarısızlığın görünür kılınması
Her otomatik adım başarı ya da hata bildirir. Sessiz adım güvenilmez. Bildirim zorunludur.
İzleme ve günlük kaydı
Otomatik işlemler günlüğe yazılır. Sorun çıktığında iz izlenir. Kayıt tutulur.
Otomasyonun sınanması
Kurulan akış düzenli olarak sınanır. Değişen ortam akışı bozabilir. Sınama planlanır.
Değişiklik etkisi
Araç ya da biçim değişince akış kırılabilir. Bağımlılıklar bilinir. Güncelleme planlanır.
Aşırı otomasyon
Her şeyi otomatikleştirmek esnekliği yok eder. İstisnai işler akışa sığmaz. Denge kurulur.
İstisna yönetimi
Akışa uymayan işler için elle yol açık tutulur. Kapalı sistem işi durdurur. Esneklik korunur.
Kurulum maliyeti
Otomasyon kurulumu emek gerektirir. Getirisi tekrar sayısına bağlıdır. Hesap yapılır.
Küçük ölçekte uygunluk
Az sayıda işte otomasyon yükü kazancı aşar. Karar ölçeğe göre verilir. Basitlik tercih edilir.
Belgelenmesi
Kurulan akış yazılı olarak belgelenir. Belgesiz akış devredilemez. Kayıt saklanır.
Ekibin akışa güveni
Otomatik bir adım bir kez sessizce başarısız olduğunda ekip tüm akışa duyduğu güveni yitirir ve her adımı elle kontrol etmeye başlar. Bu durumda otomasyonun kazancı tamamen kaybolur. Güven, görünür hata bildirimiyle korunur.
Neyle karıştırılır
İş akışı otomasyonu sıkça makine çevirisiyle karıştırılır. Biri süreci, diğeri metni otomatikleştirir; bir kurum süreçlerini tamamen otomatikleştirip çeviriyi yine insanla yaptırabilir.