Gizlilik ibaresi, belgenin nasıl ele alınacağını belirleyen bir talimattır. Kurumsal çeviride bu ibare yalnız bir uyarı değil, süreci değiştiren bir kuraldır. İbarenin atlanması hem hukuki hem sözleşmesel sonuç doğurur.
İbarenin bağlayıcılığı
Gizlilik ibaresi belgenin paylaşımını sınırlar ve bağlayıcıdır. Küçük punto ile basılması önemini azaltmaz. İbare çevrilir ve korunur.
Sınıflandırma düzeyleri
Kurumlar birden çok gizlilik düzeyi tanımlayabilir ve her düzey farklı ele alış gerektirir. Düzey adı belgede yazılıdır. Ad birebir aktarılır.
İbarenin konumu
İbare üst kenarda, alt bilgide ya da filigran olarak bulunabilir. Konum korunur. Bazı belgelerde her sayfada tekrarlanır.
Erişim kısıtı
Gizli dosyalara erişim yalnızca işi yapan kişilerle sınırlanır. Sınır iş başında tanımlanır. Uygulama kayıt altına alınır.
Serbest servis yasağı
Gizli belgeler ücretsiz çeviri servislerine yüklenmez ve bu kesin bir kuraldır. Yükleme, içeriği üçüncü tarafa aktarmak demektir. Kural sözleşmede yazılıdır.
Gizlilik sözleşmesi
Bazı işlerde ayrı bir gizlilik sözleşmesi imzalanır. Sözleşme çeviri ekibini de kapsar. Kapsam yazılı tanımlanır.
Ekip büyüklüğü
Gizlilik düzeyi yükseldikçe işe erişen kişi sayısı azaltılır. Bu, süreyi etkileyebilir. Etki müşteriye önceden bildirilir.
Dosya aktarımı
Dosyalar korumalı kanallar üzerinden aktarılır. Aktarım yöntemi iş başında kararlaştırılır. Yöntem değişikliği yazılı onaya bağlıdır.
Yerel kopyalar
Çalışma sırasında oluşan geçici kopyalar iş bitince silinir. Silme işlemi kayda geçer. Kayıt saklanır.
Çıktı alma
Gizli belgelerin çıktısı gerekmedikçe alınmaz. Alınan çıktılar kontrollü imha edilir. Uygulama kural olarak tanımlıdır.
Çeviri kopyasında ibare
Çeviri kopyası da aynı gizlilik ibaresini taşır. İbarenin düşmesi koruma zincirini kırar. Bu nedenle mutlaka aktarılır.
Kişisel veri ile ilişki
Gizli belgeler çoğu zaman kişisel veri de taşır. İki yükümlülük birlikte işler. Süreç ikisini de karşılayacak biçimde kurulur.
Özel nitelikli veriler
Sağlık ve adli kayıtlar ayrı bir hassasiyet gerektirir. Bu belgeler ayrı süreçte ele alınır. Erişim daha da daraltılır.
Arşiv süresi
Gizli dosyaların saklama süresi sözleşmede tanımlanır. Süre sonunda kayıtlar silinir. Silme işlemi bildirilir.
Alt yüklenici kullanımı
Gizli işlerde alt yüklenici kullanımı sınırlanabilir ya da yasaklanabilir. Kısıt sözleşmede yazılır. Uygulama denetlenir.
Damga ile filigran farkı
Gizlilik bazen damga, bazen filigran olarak görünür. İki biçim de aynı işlevi taşır. Her ikisi de tarif edilir.
Yanlış sınıflandırma
Bazı belgeler gereğinden yüksek düzeyde sınıflandırılmış olabilir. Bu bir gözlemdir ve düzeltilmez. Belgedeki düzey esas alınır.
Teslim kontrolü
Teslimde gizlilik ibareleri sayfa sayfa kontrol edilir. Düşen bir ibare korumayı görünmez kılar. Kontrol listeyle yapılır.