Arabuluculuk, uyuşmazlığı mahkeme dışında çözme yoludur ve bazı uyuşmazlıklarda dava şartıdır. Yabancı taraflı dosyalarda hem görüşmeler hem belgeler çeviriyle yürür. Süreç kısa olduğu için belgeler çoğu zaman gün içinde hazırlanır ve teslim edilir.
Başvuru dilekçesi
Tarafların bilgileri ve uyuşmazlık konusu yazılır. Talep tutarı belirtilir. Bilgiler eksiksiz aktarılır.
Dava şartı olması
Bazı uyuşmazlıklarda arabulucuya başvurmadan dava açılamaz. Bu koşul süreci zorunlu kılar. Belgede bu nitelik görünür.
Arabulucu atanması
Arabulucu listeden atanır ya da taraflarca seçilir. Atama yazısı dosyaya girer. Sicil numarası korunur.
İlk toplantı
Sürecin işleyişi ve gizlilik açıklanır. Katılım tutanakla kayda geçer. Tutanak metni birebir çevrilir.
Gizlilik ilkesi
Süreçteki beyanlar sonraki yargılamada kullanılamaz. Bu ilke metinlerde açıkça yer alır. Çeviri bu kaydı korur.
Katılım zorunluluğu
Geçerli mazeret olmadan katılmamanın sonuçları vardır. Bu sonuç yargılama giderlerine yansıyabilir. Kayıt tutanakta tutulur.
Temsil ve vekâlet
Taraflar vekille katılabilir ve vekâletnamenin arabuluculuk yetkisini içermesi gerekir. Yetki metni kontrol edilir. Eksik yetki süreci sakatlar.
Görüşme tutanakları
Her oturumun katılımcıları ve süresi kaydedilir. İçerik gizli kaldığı için tutanak kısadır. Biçim korunur.
Müzakere metinleri
Taraflar yazılı teklif sunabilir. Bu metinler gizlilik kapsamındadır. Çeviri sırasında erişim kısıtlanır.
Anlaşma belgesi
Üzerinde uzlaşılan koşullar tek tek yazılır. Ödeme tutarı, vadesi ve ifa biçimi belirtilir. Maddeler numaralıdır.
Feragat kayıtları
Tarafların başka taleplerinden feragat edip etmediği yazılır. Kapsam ifadesi kritiktir. Genişletilmesi sonradan hak kaybı doğurur.
İcra edilebilirlik şerhi
Şerh alındığında belge ilam niteliği kazanır. Şerh ayrı bir belgedir ve çevrilir. Tarih ve mahkeme bilgisi korunur.
Anlaşamama tutanağı
Anlaşma sağlanamazsa bu durum tutanağa yazılır. Tutanak dava açmanın koşuludur. Metin birebir aktarılır.
Süre
Arabuluculuk sürecinin tamamlanma süresi sınırlıdır. Uzatma koşulları yazılır. Süre bilgisi öne çıkarılır.
Ücret paylaşımı
Arabuluculuk ücretinin kim tarafından ödeneceği düzenlenir. Anlaşma hâlinde paylaşım değişebilir.
İş uyuşmazlıkları
İşçi işveren uyuşmazlıklarında ayrı kurallar uygulanır. Alacak kalemleri tek tek yazılır. Kalem adları mevzuata bağlıdır.
Yabancı taraf
Yabancı tarafın katılımında tercüman bulunur ve bu durum tutanağa yazılır. Kayıt sürecin geçerliliği için önemlidir. Çeviride korunur.
Belge zinciri
Başvuru, tutanaklar, anlaşma ve şerh bir zincir oluşturur ve her halka bir öncekine gönderme yapar. Tarih sırası korunur ve belgeler ayrı ayrı değil birlikte çevrilir. Zincirin kopması icra aşamasında sorun çıkarır ve belgenin niteliği tartışmaya açılır.