Uygunluk beyanı, üreticinin ürününün ilgili teknik düzenlemelere uygun olduğunu kendi sorumluluğunda bildirdiği belgedir. İthalat ve ihale dosyalarında sık istenir ve kısa olmasına rağmen yoğun atıf taşır.
Beyan üçüncü taraf onayı değildir
Belgeyi üretici düzenler. Bir onaylanmış kuruluş sürece katılmışsa bu ayrıca belirtilir. İki durumun çeviride karışması, belgenin ağırlığını yanlış gösterir.
Ürün tanımı
Marka, model, tip ve seri numarası aralığı yazılır. Bu alanlar ürünü tekilleştirir ve serbest çeviriye kapalıdır.
Üretici ve yetkili temsilci
Üreticinin adı ve adresi ile varsa yetkili temsilcinin bilgileri ayrı alanlardır. İkisinin karışması sorumluluğu yanlış tarafa yükler.
Atıf yapılan düzenlemeler
Hangi teknik düzenlemelere uygunluk iddia edildiği tek tek sayılır. Düzenleme adları ve numaraları olduğu gibi aktarılır.
Uyumlaştırılmış standartlar
Uygulanan standartların numarası ve yılı listelenir. Yıl bilgisi silinmez; standardın hangi sürümüne uyulduğunu yalnız o gösterir.
Onaylanmış kuruluş
Değerlendirmeye bir kuruluş katılmışsa adı ve kimlik numarası yazılır. Kimlik numarası doğrulamanın anahtarıdır ve hane hane aktarılır.
Uygunluk değerlendirme yolu
Hangi modül ya da yol izlendiği belirtilir. Bu bilgi, beyanın hangi denetim düzeyine dayandığını gösterir ve atlanamaz.
Teknik dosyaya gönderme
Teknik dosyanın kimde ve nerede tutulduğu beyanda yazar. Bu adres denetimde talep edilir; çeviride korunur.
İmza ve unvan
Beyanı imzalayan kişinin adı ve unvanı yer alır. Unvanlar kaynak dildeki hâliyle korunur, yerel bir unvana uyarlanmaz.
Düzenleme yeri ve tarihi
Beyanın nerede ve ne zaman düzenlendiği yazılır. Tarih, ürünün piyasaya arz tarihiyle birlikte değerlendirilir.
Dil ve asıl metin
Beyan, ürünün arz edildiği ülkenin dilinde de sunulabilir. Çeviri asıl metnin yerine geçmez ve bu kayıt teslim dosyasında belirtilir.
Ekler
Bazı beyanlara model listesi ya da değişken tablosu eklenir. Ekler beyanın parçasıdır ve kapsam dışı bırakılmaz.
Beyanın kapsamındaki modeller
Bir beyan tek bir modeli kapsayabileceği gibi bir ürün ailesini de kapsayabilir. Aile kapsamındaki modellerin listesi ek olarak verilir ve her model kodu tek tek yazılır. Listeden bir modelin düşmesi, o modelin beyan kapsamı dışında kalması demektir ve piyasaya arzını engeller.
Model listesi eksik aktarılan bir uygunluk beyanı, listedeki ürünlerin bir kısmı için hiç düzenlenmemiş sayılır.
Değişiklik hâlinde yenileme
Üründe ya da atıf yapılan standartta değişiklik olduğunda beyan yenilenir. Eski beyan yeni ürünü kapsamaz. Çeviri teslim edilirken hangi tarihli beyanın çevrildiği açıkça yazılır, çünkü aynı ürünün birkaç tarihli beyanı dolaşımda olabilir.
Diğer belgelerle ilişkisi
Uygunluk beyanı tek başına yeterli olmayabilir; test raporları, teknik dosya ve kullanım kılavuzu ile birlikte değerlendirilir. Beyandaki standart numaraları ile test raporundaki yöntem numaralarının örtüşmesi beklenir. Bu çapraz kontrol ancak iki belge aynı terim listesiyle çevrildiğinde yapılabilir.