Özlük dosyası, çalışanla ilgili bütün belgelerin toplandığı dosyadır. Yabancı sermayeli şirketlerde grup merkezine raporlama ve denetim amacıyla çevirisi istenir.
Dosyanın kapsamı
İş sözleşmesi, kimlik belgeleri, işe giriş bildirgesi, bordro, izin kayıtları ve eğitim belgeleri dosyada bulunur.
Kişisel veri niteliği
Dosya doğrudan kişisel veri taşır ve sağlık raporları özel nitelikli veridir. İşleme sırasında erişim kısıtlanır.
Maskeleme
Denetim amaçlı çevirilerde kimlik numaraları ve adresler maskelenebilir. Maskelemenin kapsamı müşteriyle önceden kararlaştırılır.
Bordro yapısı
Brüt ücret, kesintiler ve net ödeme ayrı satırlardır. Kesinti kalemlerinin adları mevzuata bağlıdır ve serbest karşılık seçilmez.
Kesinti kalemleri
Sigorta primi, işsizlik sigortası ve gelir vergisi ayrı gösterilir. Kalemlerin birleştirilmesi, bordronun doğrulanmasını engeller.
Yan haklar
Yol, yemek ve özel sağlık sigortası gibi haklar ayrı satırlarda görünür. Vergiye tabi olup olmadıkları bordroda ayrışır.
Çalışma günü ve saat
Bordroda gün sayısı, fazla çalışma saati ve tatil çalışması gösterilir. Bu sayılar hesaplamanın dayanağıdır.
İzin kayıtları
Yıllık izin hakkı, kullanılan ve devreden gün sayıları tabloda tutulur. Devreden hakkın hangi yıla ait olduğu korunur.
İşe giriş ve çıkış bildirgeleri
Kuruma yapılan bildirimler tarihli belgelerdir. Bildirim tarihi ile fiilî başlangıç tarihi farklı olabilir ve ikisi de aktarılır.
Sağlık raporları
İşe giriş sağlık raporu ve periyodik muayene kayıtları dosyadadır. Bu belgeler özel nitelikli veri taşır ve ayrı korunur.
İş güvenliği eğitimleri
Eğitim tarihleri, süreleri ve konuları kayıt altındadır. Katılım tutanaklarındaki imzalar da belgenin parçasıdır.
Disiplin yazışmaları
Savunma istemi ve verilen cevaplar dosyada saklanır. Bu yazışmalar uyuşmazlıkta delil olur ve birebir aktarılır.
Görev değişiklikleri
Unvan ve görev yeri değişiklikleri yazılı olarak kayda geçer. Unvanlar kaynak dildeki hâliyle korunur ve karşılığı verilir.
İbraname ve fesih evrakı
İş ilişkisi sona erdiğinde düzenlenen belgeler dosyanın son bölümünü oluşturur. Tarih ve tutar bilgileri birebir aktarılır.
Saklama süresi
Dosyanın ne kadar saklanacağı mevzuatla belirlenir. Çeviri kopyalarının saklama süresi de aynı disipline tabidir.
Üçüncü taraf servis yasağı
Özlük dosyaları ücretsiz makine çeviri servislerine yüklenmez. Bu yasak sözleşmede açıkça yer alır ve teknik önlemlerle desteklenir.
Teslim biçimi
Dosya çoğu zaman tarama olarak gelir ve sayfa sırası korunur. Eksik sayfa kontrolü teslimden önce yapılır.
Yabancı çalışan evrakı
Yabancı uyruklu çalışanlarda çalışma izni belgesi, pasaport ve diploma denklik belgeleri de dosyaya girer. Bunlardan yurt dışında düzenlenenler, örneğin diploma, tasdik zinciri gerektirir ve çevirileri izin başvurusunda istenir.
Grup raporlamasında kapsam
Merkeze yapılan raporlamada bütün dosyanın değil, yalnız istenen kalemlerin çevrilmesi yeterli olabilir. Kapsamın baştan belirlenmesi hem maliyeti hem de gereksiz veri aktarımını azaltır; kapsam dışı belgeler hiç işlenmez.