Çok uluslu grupların Türkiye'deki şirketlerinde politika ve prosedürler merkezde yazılır, yerelde uygulanır. Çeviri bu iki düzey arasındaki köprüdür ve köprünün zayıf yeri her zaman aynıdır: yerel mevzuatla uyum.
Politika ile prosedür farkı
Politika ne yapılacağını, prosedür nasıl yapılacağını anlatır. İki belge farklı düzeyde bağlayıcıdır ve üslupları ayrışır.
Bağlayıcılık
Politika iş sözleşmesinin eki hâline gelmişse çalışanı doğrudan bağlar. Bu durumda metin hukuki belge gibi ele alınır ve sadeleştirilmez.
Kip seçimi
Zorunluluk, tavsiye ve yasak farklı kiplerle kurulur. Kiplerin düzleştirilmesi, tavsiye niteliğindeki bir maddeyi yükümlülüğe dönüştürebilir.
Kapsam bölümü
Politikanın hangi şirketleri ve hangi çalışanları kapsadığı başta yazar. Kapsam ifadesi genişletilmez.
Tanımlar
Metinde kullanılan terimler tanımlar bölümünde açıklanır. Tanımlanmış terim için tek karşılık kullanılır ve belge boyunca değişmez.
Yerel mevzuatla çelişki
Grup politikası yerel kurallarla çelişebilir. Çeviri bu çelişkiyi çözmez; fark edilen çelişki müşteriye bildirilir ve uyum birimine bırakılır.
Rol adları
Prosedürlerde sorumlu roller unvanla anılır. Unvan karşılıkları kurumun kendi organizasyon şemasından alınır, serbest seçilmez.
Adım numaraları
Prosedür adımları numaralıdır ve akış şemasıyla eşleşir. Numaralandırmanın değişmesi şemayı geçersiz kılar.
Akış şemaları
Şema kutularındaki metinler çeviri kapsamındadır ve yer kısıtı taşır. Kısaltma gerekiyorsa kurumun kısaltma listesi kullanılır.
Formlar ve kayıtlar
Prosedüre ekli formlar ayrı belgelerdir. Form alan adları ile prosedür metnindeki adlandırma aynı olmalıdır.
İhbar mekanizmaları
Etik ihbar hattı ve bildirim kanalları politikada anlatılır. Kanal adları ve iletişim bilgileri yerel gerçeğe göre güncellenir.
Misilleme yasağı
Bildirimde bulunan çalışanın korunmasına ilişkin ifadeler kalıplaşmıştır ve zayıflatılmadan aktarılır.
Hediye ve ağırlama
Sınır tutarları politikada belirtilebilir. Çeviride belgede yazan tutar ve para birimi korunur.
Çıkar çatışması
Bildirim yükümlülüğü ve değerlendirme süreci anlatılır. Süreç adımları ile sorumlu roller eşleştirilir.
Yürürlük ve gözden geçirme
Politikanın yürürlük tarihi ve gözden geçirme sıklığı yazar. Sürüm numarası belge altbilgisinde bulunur ve korunur.
Onay zinciri
Politikayı kimin hazırladığı, kimin onayladığı belgede görünür. Unvanlar ve tarihler aktarılır.
Dağıtım ve eğitim
Politikanın çalışanlara nasıl duyurulacağı ve eğitim verilip verilmeyeceği yazılır. Bu bölüm çoğu zaman ek bir eğitim materyali çevirisi doğurur.
Okudum onayı
Çalışandan politikayı okuduğuna dair onay alınır ve bu kayıt özlük dosyasına girer. Onay metninin çevirisi, çalışanın neyi kabul ettiğini belirlediği için politikanın kendisi kadar dikkatle ele alınır.
Yaptırım bölümü
Politikaya aykırı davranışın sonucu açıkça yazılır ve iş sözleşmesindeki fesih hükümlerine gönderme yapılabilir. Gönderme yapılan madde numaraları korunur; numaranın kayması yaptırımı dayanaksız bırakır.