Birden fazla şirketin birlikte teklif verdiği ihalelerde ortaklığın türü, sorumluluğun kapsamını belirler. Türkçede iki ayrı yapı vardır ve yabancı dildeki karşılıkları her zaman birebir oturmaz. Bu ayrımın çeviride kaybolması, sözleşme aşamasında sorumluluk tartışmasına dönüşür.
İki yapı arasındaki fark
İş ortaklığında ortaklar işin tamamından birlikte sorumludur; idare alacağını ortakların herhangi birinden isteyebilir. Konsorsiyumda ise iş kısımlara ayrılır ve her ortak yalnız kendi kısmından sorumlu olur. Yabancı bir ortaklık sözleşmesinin hangisine karşılık geldiği, sözleşmenin sorumluluk maddesine bakılarak belirlenir.
Hangi ihalede hangisi
İhale dokümanı konsorsiyuma açık olduğunu ayrıca belirtmek zorundadır. Belirtilmemişse yalnız iş ortaklığı kurulabilir. Çeviri bu kuralı anlatmaz, ancak dokümandaki ilgili ifadenin doğru aktarılması isteklinin doğru yapıyı kurmasını sağlar.
Beyanname ve oranlar
Ortaklık beyannamesinde pilot ortak ya da koordinatör ortak gösterilir ve hisse oranları yazılır. Bu oranlar iş deneyiminin ne kadarının hangi ortağa sayılacağını belirler. Oranların toplamının yüzde yüz ettiği çeviri sonrası da kontrol edilir; ondalık yuvarlaması yüzünden toplamın kayması sık görülen bir hatadır.
Unvanlar ve temsil
Her ortağın tam ticari unvanı, kuruluş ülkesi ve sicil bilgisi beyannamede yer alır. Yabancı şirket türü kısaltmaları çevrilmez. Beyannameyi imzalayan kişilerin her biri için temsil yetkisi ayrıca belgelenir ve bu belgeler de aynı dosyada sunulur.
Sözleşme aşamasına etkisi
İhale kazanıldığında ortaklık yapısı sözleşmeye aynen taşınır. Teklif aşamasındaki beyanname ile sözleşme metni arasındaki terim farkı, ilerleyen aylarda hak ediş ve kesin teminat işlemlerinde soruna dönüşür. Bu yüzden iki belge aynı terim listesiyle çevrilir.
Pilot ortağın payı
İş ortaklığında pilot ortağın hissesi için asgari bir oran aranır ve bu oran ihale dokümanında belirtilir. Yeterlik değerlendirmesinde pilot ortağın kendi başına sağlaması gereken ölçütler ile ortaklıkça birlikte sağlanabilecek ölçütler ayrışır. Beyannamedeki oranların çeviride bozulmaması, bu ayrımın doğru kurulması için gereklidir.
Ortaklık yapısındaki bir oran hatası, dosyanın geri kalanı kusursuz olsa bile yeterlik değerlendirmesini baştan bozar.
Ortaklık yapısının değişmesi
Teklif verildikten sonra ortaklık yapısında değişiklik yapılması kural olarak kabul edilmez. Ortaklardan birinin tüzel kişiliğinde meydana gelen birleşme ya da devir hâlleri ayrıca değerlendirilir. Bu tür değişiklikleri gösteren yabancı sicil kayıtları, kendi ülkesindeki tescil tarihi ile birlikte aktarılır.
İmza sirküleri ve sicil kayıtları
Her ortak için ayrı imza sirküleri ve sicil kaydı sunulur. Bu belgelerdeki tarihlerin ortaklık beyannamesinin tarihiyle uyumlu olması beklenir. Sicil kaydında görünen yetkililer ile beyannameyi imzalayanların aynı kişiler olduğu, çeviride ad yazımının tutarlı kalmasıyla görülebilir hâle gelir.