Teknik şartnameye verilen cevaplar, teklifin teknik değerlendirmesinin tamamını oluşturur. Şartnamenin kendisi kadar dikkatli hazırlanır ve çevrilir.
Madde eşleşmesi
Her cevap bir şartname maddesine karşılık gelir. Numaralandırma birebir korunur; kayan bir numara bütün tabloyu bozar.
Uygunluk ifadeleri
Uygun, kısmen uygun ve uygun değil farklı sonuçlar doğurur. Bu ifadeler çeviride yumuşatılmaz.
Koşullu uygunluk
Bir koşula bağlı uygunluk beyanı tam uygunluk sayılmaz. Koşul metni eksiksiz aktarılır.
Açıklama sütunu
Cevabın gerekçesi ve dayanağı bu sütunda yazılır. Katalog sayfası ya da test raporuna gönderme yapılır.
Belge göndermeleri
Gönderme yapılan belgenin adı ve sayfa numarası yazılır. Numaralar dosyadaki gerçek sayfalarla eşleşmelidir.
Katalog alıntıları
Üretici kataloğundan alınan teknik veriler cevaba eklenir. Alıntı olduğu belirtilir ve değer değiştirilmez.
Marka ve model
Teklif edilen ürünün markası ve modeli açıkça yazılır. Bu bilgiler çevrilmez.
Birim ve tolerans
Cevaptaki sayısal değerler şartnamedeki birimle verilir. Birim uyuşmazlığı doğrudan uygunsuzluk sayılabilir.
Eşdeğerlik iddiası
Şartnamedeki bir özelliğin eşdeğeri sunuluyorsa gerekçesi ayrıntılı yazılır. İddianın çeviride zayıflaması puan kaybettirir.
Taahhüt cümleleri
Teslim süresi, garanti ve eğitim taahhütleri cevapta yer alır ve sözleşmeye taşınır. Kip kesinliği korunur.
Numune taahhüdü
Numune verilip verilmeyeceği ve süresi yazılır. Süre ifadeleri gün cinsinden aktarılır.
Servis ve yedek parça
Satış sonrası taahhütler ayrı satırlarda yer alır. Yedek parça bulundurma süresi yıl olarak verilir.
Personel yeterliği
Kurulum ve eğitim verecek personelin nitelikleri belirtilir. Unvanlar ve sertifika adları korunur.
Referans işler
Benzer işlerin listesi cevaba eklenebilir. Kurum adları ve iş tanımları çevrilirken tutarlı kalır.
Tablo biçimi
Uygunluk tablosu idarenin verdiği biçimde doldurulur. Sütun eklemek ya da çıkarmak değerlendirmeyi zorlaştırır.
İmza ve kaşe
Her sayfanın imzalanması istenebilir. Bu koşul belgenin aslına ilişkindir ve çeviride belirtilir.
Dil tutarlılığı
Cevaplar şartnamedeki terimlerle yazılır. Farklı terim kullanmak, değerlendiricinin eşleştirme yapmasını zorlaştırır. Şartname çevirisi ile cevap çevirisi aynı ekipte kalır.
Zaman planı
Teknik cevap dosyanın en geç tamamlanan parçasıdır. Çeviri için ayrılan süre gerçekçi tutulmazsa hata oranı artar.
Zeyilname sonrası güncelleme
Şartnamede zeyilname ile değişiklik yapıldığında teknik cevap tablosu da güncellenir. Değişen maddelerin numaraları kayabilir ve bu durumda bütün tablonun yeniden eşleştirilmesi gerekir. Yalnız değişen satırın çevrilip tablonun geri kalanının eski hâliyle bırakılması, numaraların kaymasıyla birlikte cevapların yanlış maddelere denk düşmesine yol açar. Güncelleme işi bu yüzden satır düzeltmesi değil, tablo bütününün kontrolüdür.