İdari şartname, yabancı bir isteklinin ihaleye girip giremeyeceğini belirleyen belgedir. Teknik yeterlilikten önce okunması gereken metin budur: kimin katılabileceğini, hangi belgeyi hangi biçimde sunacağını ve hangi durumda değerlendirme dışı kalacağını yazar.
Neyi anlatır
Katılım şartları, ekonomik ve mali yeterlik ölçütleri, mesleki ve teknik yeterlik ölçütleri, teminat kuralları, teklif geçerlilik süresi ve itiraz yolları bu belgede toplanır. Yabancı istekli açısından en kritik bölüm, yurt dışında düzenlenmiş belgelerin nasıl sunulacağını anlatan bölümdür.
Tip metin ile idareye özgü ek
Kamu İhale Kurumu tip şartnameler yayımlar. İdare bunun üzerine kendi ölçütlerini ekler. Çeviride bu iki katman ayırt edilmezse, isteklinin dikkat etmesi gereken özel ölçüt standart metnin içinde kaybolur. Terminoloji açısından tip metin sabittir ve daha önce çevrilmiş kaynaklarla tutarlı kalmalıdır.
Yanlış anlaşılan ifadeler
“Aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnek”, “aslı idarece görülmüştür” ve “apostil şerhi” ifadeleri birbirinin yerine kullanılamaz; her biri farklı bir işlem zinciri tarif eder. Yabancı isteklinin ülkesindeki karşılıkları da aynı değildir. Çeviride bu ifadeler yorumlanmaz, karşılığı verilip gerektiğinde açıklama notu düşülür.
Sürelerin çevirisi
Şartnamedeki süreler gün, iş günü ve takvim günü olarak ayrışır. Bu ayrım çeviride korunmazsa istekli teklif geçerlilik süresini ya da itiraz süresini yanlış hesaplar. Tarih biçimleri de kaynak ülkenin değil, Türkiye'deki okunuşla verilir.
Kim okuyacak
Çeviri çoğu zaman isteklinin merkezindeki hukuk birimi tarafından okunur ve karar oradan çıkar. Bu yüzden metin, ihale terminolojisine hâkim olmayan bir hukukçunun anlayacağı açıklıkta kalmalı, ama hukuki bağlayıcılığı olan ifadeler yumuşatılmamalıdır.
Değerlendirme dışı bırakılma hâlleri
Şartnamenin en dikkatle okunması gereken bölümü, teklifin hangi durumlarda değerlendirme dışı bırakılacağını sayan bölümdür. Buradaki her bent ayrı bir gerekçedir ve bentlerin sırası çeviride korunur. Bentleri birleştirerek özetlemek, isteklinin hangi gerekçeyle elendiğini sonradan izlemeyi imkânsız kılar.
Yasaklılık ve beyanlar
İsteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olmadığına dair beyanı ile vergi ve sosyal güvenlik borcu durumuna ilişkin beyanları şartnamede ayrıca düzenlenir. Bu beyanların yabancı istekli açısından karşılığı, kendi ülkesindeki eşdeğer kurumlardan alınacak belgelerdir. Şartname bu eşdeğerliği nasıl tanımlıyorsa çeviri de o tanımı korur.
Fiyat dışı unsurlar
Bazı ihalelerde teklif yalnız fiyatla değerlendirilmez; kalite, teslim süresi ya da işletme maliyeti gibi unsurlar puanlanır. Bu unsurların ağırlıkları ve hesaplama biçimi şartnamede formülle verilir. Formüldeki değişken adları ve birimleri çeviride değiştirilmez, aksi hâlde istekli kendi puanını hesaplayamaz.