Sağlık kuruluşları hem kurumsal belge hem hasta dosyası çevirisi ister ve iki kategori çok farklı kurallara tabidir. Kurumsal belgeler diğer sektörlerle benzerken, hasta dosyaları özel nitelikli veri taşır. Bu ayrım işin en başında kurulur.
İki kategori
Kurumsal belgeler ile klinik belgeler ayrı süreçlerde işlenir. Erişim düzeyleri farklıdır. Karışmaları veri koruma ihlali doğurur.
Akreditasyon belgeleri
Kalite ve hasta güvenliği standartlarına ilişkin belgeler denetimde sunulur. Standart adları ve madde numaraları korunur. Karşılık aranmaz.
Hasta bilgilendirme formları
İşlem öncesi bilgilendirme ve onam formları hastaya yazılır. Sade dil zorunludur. Tıbbi terimlerin yanında gündelik karşılık verilir.
Onam formu kapsamı
Riskler, alternatifler ve beklenen sonuç eksiksiz sayılır. Listenin kısalması bilgilendirmeyi geçersiz kılar. Maddeler korunur.
Tıbbi raporlar
Tanı, tedavi ve öneriler raporda yer alır. Tanı kodları uluslararası sistemden gelir ve çevrilmez. Kodun yanındaki açıklama çevrilir.
Epikriz
Yatış süresince yapılanların özeti hazırlanır. Kronolojik yapı korunur. Tarih ve saat bilgileri aktarılır.
Laboratuvar sonuçları
Parametre adları, değerler ve referans aralıkları tablodadır. Birimler korunur ve dönüştürülmez. Referans aralığı laboratuvara göre değişir.
Görüntüleme raporları
Bulgular ve yorum ayrı bölümlerdir. Radyolog yorumu kesinlik düzeyiyle birlikte aktarılır. Şüphe ifadeleri kesinliğe çevrilmez.
İlaç adları
Etkin madde adı ile ticari ad ayrı tutulur. Etkin madde uluslararası ortak addır. Doz ve uygulama biçimi birebir aktarılır.
Ameliyat notları
Yapılan işlem adım adım anlatılır. Anatomik terimler standarttır. Sadeleştirme tıbbi anlamı bozar.
Uluslararası hasta dosyaları
Tedavi planı ve maliyet bilgisi önceden yazılı sunulur. İki belge tutarlı olmalıdır. Tutarsızlık güven sorununa dönüşür.
Sigorta yazışmaları
Yurt dışı sigortacılarla ön onay yazışmaları yürütülür. Teminat kapsamı ve kod bilgileri kritiktir. Kodlar korunur.
Maskeleme kuralı
Kurumsal raporlamada hasta kimlikleri maskelenir. Maskeleme kapsamı önceden kararlaştırılır. Kural yazılı hâle getirilir.
Üçüncü taraf servis yasağı
Hasta dosyaları ücretsiz makine çeviri servislerine yüklenmez. Bu yasak teknik önlemlerle desteklenir. İhlal doğrudan hukuka aykırılıktır.
Çevirmen gizlilik taahhüdü
Dosyayı gören herkes yazılı taahhüt imzalar. Taahhüt kurumsal müşterinin ilk aradığı koşuldur. Kayıt saklanır.
Klinik araştırma bağlantısı
Araştırma yürüten kuruluşlarda ek belge seti doğar. Bu belgeler ayrı bir disipline tabidir. İki süreç karıştırılmaz.
Süre baskısı
Tıbbi raporlar çoğu zaman acil istenir. Hız ile doğruluk arasındaki denge önceden konuşulur. Acil işlerde de son okuma atlanmaz.
Arşiv ve imha
Çeviri kopyalarının saklama süresi belirlenir. Süre sonunda imha edilir ve kayıt tutulur. Bu düzen sözleşmede yazılıdır.