Bu kalem, kurumdaki çeviri taleplerinin tek noktadan ve aynı bilgilerle toplanmasının kurulmasıdır. Tedarikçi tarafında değil, alıcı tarafında yapılan bir düzenlemedir.
Kapsam
Mevcut akışın çıkarılması, zorunlu alanların belirlenmesi, formun kurumun kullandığı ortama yerleştirilmesi ve pilot bir birimde denenmesi bu kalemin içindedir.
Kapsam dışı
Kurumun kendi sistemlerinin geliştirilmesi bu kalemin dışındadır; öneri ve tanım üretilir.
Birinci çıktı: mevcut durum haritası
Hangi birimin hangi kanaldan ne kadar talep ürettiği çıkarılır ve tek bir tabloda gösterilir. Bu tablo, kurulacak akışın neye göre tasarlanacağını belirler.
İkinci çıktı: alan tanımları
Zorunlu ve isteğe bağlı alanlar, her birinin ne işe yaradığıyla birlikte yazılır. Zorunlu alan sayısı, doldurulma oranını doğrudan etkilediği için sınırlı tutulur.
Üçüncü çıktı: form
Tanımlar kurumun fiilen kullandığı ortama yerleştirilir ve çalışır hâlde teslim edilir. Hangi ortamın seçileceği mevcut durum haritasından çıkar.
Dördüncü çıktı: rol tablosu
Talebi kimin açacağı, kimin karşılayacağı ve yedeklerinin kim olduğu dört sütunlu bir tabloda yazılır. İletişim kanalı da bu tabloda durur.
Pilot uygulama
Akış tek bir birimde denenir ve çıkan zorluklar listelenir. Bu liste, yaygınlaştırmadan önce düzeltilecek maddeleri oluşturur ve pilotun asıl çıktısıdır.
Hangi girdiler gerekir
Geçmiş bir yılın talep yazışmaları ya da faturaları ile kurumun kullandığı araçların listesi. Bu iki girdi olmadan mevcut durum haritası çıkarılamaz.
Yaygınlaştırma planı
Birimlerin hangi sırayla ve hangi aralıkla dâhil edileceği yazılır. Aynı anda çok sayıda birim eklendiğinde destek yetişmez ve hiçbirinde düzen tam yerleşmez.
Kurulum sonrası devir
Form, tanım belgesi ve rol tablosu kuruma teslim edilir. Akışın işletilmesi kurumun kendi işidir.
Ölçü birimi
Kurulum, kapsanan birim sayısına ve mevcut akışın dağınıklığına göre değerlendirilir. Dağınıklık arttıkça harita çıkarma adımı uzar.
Ne zaman gerekmez
Tek bir birimin az sayıda talep ürettiği kurumlarda bu kalem gerekmeyebilir; mevcut yazışma düzeni yeterli olabilir. Karar, mevcut durum haritasına bakılarak verilir.
Ölçümle ilişkisi
Kurulan akış, sonraki ölçümlerin veri kaynağıdır. Talep tarihleri ve alanlar kayıt altına alındığında gösterge kurulumu ayrıca bir veri toplama çalışması gerektirmez.
Arşivle ilişkisi
Gelen talebin önce arşivde aranması bir adım olarak akışa eklenebilir. Bu adım, aynı belgenin ikinci kez çevrilmesini talep aşamasında önler.
Çıkarım
Talep akışı, çeviri sürecinin en ucuz ve en çok ihmal edilen iyileştirme alanıdır. Mevcut durumun ölçülmesi, dört zorunlu alan, kurumun gerçekten kullandığı bir ortam ve pilot bir deneme; bu dördü kurulmadan yapılan kapasite ya da tedarikçi değişiklikleri aynı sonucu daha pahalıya üretir.