Kurumsal işlerde belgeler nadiren tek bir halde gelir; bir taslak, bir düzeltilmiş hal, bir de son sürüm dolaşır. Hangisinin esas alındığı sabitlenmezse çeviri doğru yapılsa bile yanlış belgeye ait olur. Bu, geri dönüşü en pahalı hatalardan biridir.
Dosya tarihine güvenilmez
Dosyanın sistem tarihi kopyalama ve indirme sırasında değişebilir ve güncelliği göstermez. Eski bir sürüm yeni bir tarih taşıyabilir. Güncellik belgenin içindeki sürüm kaydından okunur.
İçerideki sürüm kaydı
Belgenin kendi revizyon tablosu ya da alt bilgisi hangi sürüm olduğunu gösterir. Bu kayıt dosya adından ve tarihinden daha güvenilirdir. Kayıt iş başında okunur.
Sürümün sabitlenmesi
Çevirinin hangi sürüm üzerinden yapıldığı işin başında yazılı olarak sabitlenir. Bu kayıt sonradan çıkan tartışmaları büyük ölçüde önler. Sabitleme teslim yazısında tekrarlanır.
İş sırasında güncelleme
Belge çeviri sürerken güncellenirse tamamlanmış bölümler yeniden gözden geçirilmek zorunda kalır. Bu, kapsamı ve süreyi değiştirir. Değişiklik yazılı olarak bildirilir.
Kapsamın yeniden tanımlanması
Güncelleme geldiğinde hangi bölümlerin yeniden çalışılacağı açıkça belirlenir. Belirsiz bir kapsam hem süreyi hem maliyeti kontrolsüz kılar. Tanım yazılı yapılır.
Karşılaştırmalı çalışma
İki sürüm arasındaki farklar çıkarılarak yalnızca değişen bölümler çevrilebilir. Bu yöntem süreyi kısaltır ama farkların doğru çıkarılmasına bağlıdır. Fark listesi müşteriyle paylaşılır.
Değişiklik izleme
Belge değişiklikleri işaretli olarak gönderdiğinde iş çok kolaylaşır ve hata riski düşer. Bu biçim iş başında istenir. Yoksa karşılaştırma araçla yapılır.
Kabul edilmemiş değişiklikler
İşaretli değişiklikler henüz kabul edilmemiş olabilir ve belgenin iki farklı halini birden taşır. Hangi halin çevrileceği sorulur. Varsayım yapılmaz.
Farklı kanallardan gelen kopyalar
Aynı belge farklı kişilerden farklı hallerde gelebilir ve bunlar birbiriyle çelişir. Tek bir kaynak belirlenir. Kaynak kişi iş başında kararlaştırılır.
Eklerin sürümü
Ana metin güncellenirken eklerin eski halde kalması sık görülür ve bu çelişki gözden kaçar. Eklerin sürümü ayrıca kontrol edilir. Uyumsuzluk bildirilir.
Önceki çevirinin kullanımı
Daha önce çevrilmiş bölümler yeniden kullanıldığında tutarlılık korunur ve süre kısalır. Önceki dosya iş başında istenir. Terim listesi birlikte güncellenir.
Çeviri belleği
Bellek önceki sürümlerin cümlelerini saklar ve değişmeyen bölümleri hemen tanır. Bu, güncellenen belgelerde en büyük kazancı sağlar. Bellek müşteri bazında tutulur.
Bellekten gelen eski karşılık
Bellekteki bir karşılık yeni bağlamda uymayabilir ve otomatik kabul edilmez. Her eşleşme bağlamıyla birlikte değerlendirilir. Araç karar vermez.
Sürüm numarasının teslimde yazılması
Teslim edilen çevirinin hangi sürüme ait olduğu dosyada ve teslim yazısında belirtilir. Bu kayıt alıcının doğru karşılaştırma yapmasını sağlar. Kayıt atlanmaz.
Eski çevirilerin arşivi
Her sürümün çevirisi ayrı arşivlenir ve üzerine yazılmaz. Böylece geçmişte ne teslim edildiği izlenebilir kalır. Arşiv kaydı sürüm ve tarih taşır.
Müşteri tarafında karışıklık
Müşteri kurumun içinde de birden çok sürüm dolaşabilir ve bize gelen hal güncel olmayabilir. Bu risk baştan konuşulur. Tek sorumlu kişi belirlenir.
Son sürüm teyidi
Çeviriye başlamadan önce elimizdeki halin son sürüm olduğu yazılı olarak teyit edilir. Bu kısa adım, en pahalı yeniden çalışma nedenini ortadan kaldırır. Teyit kayda geçer.
Teslim kontrolü
Teslimde çevrilen sürüm, asıl dosyanın sürüm kaydıyla karşılaştırılır. Uyumsuzluk bulunursa teslim yapılmadan önce çözülür. Kontrol atlanmaz.