Teknik şartnameler ve kalite belgeleri sürekli standartlara gönderme yapar. Bu göndermeler belgenin teknik omurgasıdır ve bir numaradan ibaret görünür. Oysa numaranın yanındaki yıl, çoğu zaman numaranın kendisi kadar belirleyicidir.
Numaranın aktarımı
Standart numaraları uluslararası olarak tanımlıdır ve çevrilmez. Olduğu gibi aktarılır. Biçimi değiştirilmez.
Sürüm yılı
Numaranın yanındaki yıl hangi sürüme atıf yapıldığını gösterir. Farklı sürümler farklı gereklilikler içerebilir. Yıl atlanmaz.
Standardın adı
Numaranın yanında standardın başlığı da yazılı olabilir. Başlık çevrilebilir ama numara aktarılır. İki alan ayrı işlenir.
Ulusal uyarlamalar
Bir standart ulusal düzeyde uyarlanmış olabilir ve numarası bunu gösterir. Ön ekler bu uyarlamayı belirtir. Ön ek korunur.
Bölüm numaraları
Bazı standartlar bölümlere ayrılır ve atıf belirli bir bölümedir. Bölüm numarası atlanırsa kapsam genişler. Ayrıntı korunur.
Madde atıfları
Bir standardın belirli bir maddesine atıf yapılabilir. Madde numarası standart numarasıyla birlikte okunur. İkisi ayrılmaz.
Yürürlükten kalkmış standartlar
Eski belgelerde artık yürürlükte olmayan standartlara atıf bulunabilir. Bu atıf güncellenmez. Belgedeki hali aktarılır.
Yerine geçen standart
Bazı belgelerde bir standardın yerine geçen numara da belirtilir. İki numara birlikte verilir. İlişki korunur.
Standart listesi
Şartnamelerde atıf yapılan standartlar ayrı bir listede toplanabilir. Liste metindeki atıflarla eşleştirilir. Eksik satır belirtilir.
Zorunlu ve tavsiye niteliği
Bazı atıflar zorunlu, bazıları yol gösterici niteliktedir. Bu ayrım metinde ifade edilir. İfade dikkatle çevrilir.
Uygunluk beyanlarında
Uygunluk belgelerinde hangi standarda göre değerlendirme yapıldığı yazılıdır. Bu bilgi belgenin çekirdeğidir. Atlanması belgeyi anlamsız kılar.
Test raporlarında
Test raporları uygulanan yöntemi standart numarasıyla belirtir. Yöntem numarası sonucun yorumunu belirler. Numara birebir aktarılır.
Ölçü birimleriyle ilişki
Standartlar çoğu zaman kendi ölçü birimlerini tanımlar. Birimler dönüştürülmez. Standartla birlikte okunur.
Kısaltmalar
Standart kuruluşlarının adları kısaltma olarak geçer. Kısaltmalar çevrilmez. İlk geçtiği yerde açılabilir.
Birden çok standart
Bir ürün birden çok standarda göre değerlendirilebilir. Numaraların tümü listelenir. Hiçbiri atlanmaz.
Sektöre özgü standartlar
Bazı sektörlerin kendi standart düzenleri vardır. Terim listesi sektöre göre hazırlanır. Liste sonraki işlerde kullanılır.
Okunamayan numara
Standart numarasının bir bölümü okunmuyorsa tamamlanmaz. Eksiklik yazılır. Tahmin yapılmaz.
Müşterinin standart arşivi
Düzenli çalışılan kurumsal müşterilerde aynı standartlar farklı belgelerde tekrar tekrar geçer. Bu atıfların karşılıkları bir kez belirlenip kaydedildiğinde sonraki işlerde yeniden çözülmesi gerekmez. Arşiv hem süreyi kısaltır hem de belgeler arasındaki tutarlılığı güvenceye alır.
Teslim kontrolü
Tüm standart atıfları listelenir ve yıllarıyla birlikte karşılaştırılır. Eksik bir yıl hangi sürümün geçerli olduğunu belirsizleştirir. Kontrol atlanmaz.