Paraf, kurumsal belgelerin en sessiz öğesidir ve çoğu zaman fark edilmez. Oysa çok sayfalı bir sözleşmede parafların düzeni, belgenin bütünlüğü hakkında imzadan bile fazla bilgi verir. Çeviride paraflar sayfa sayfa izlenir.
Parafın işlevi
Paraf, sayfanın görüldüğünü ve kabul edildiğini gösterir. Amacı sonradan sayfa değiştirilmesini zorlaştırmaktır. Bu işlev belgeyi bir bütün haline getirir.
İmzadan farkı
Paraf kısa bir işarettir, imza ise tam bir beyandır. Paraf tek başına yükümlülük doğurmaz. İkisi çeviride ayrı adlandırılır.
Paraf konumu
Paraf genellikle sayfa kenarına ya da alt köşeye atılır. Konum kurumdan kuruma değişir. Konum bilgisi gerektiğinde yazılır.
Eksik paraf
Paraflı sayfalar arasında paraf taşımayan bir sayfa dikkat çeker. Bu durum gizlenmez. Çeviri notunda açıkça belirtilir.
Paraf sayısı
Her tarafın ayrı paraf atması beklenebilir. Sayfa başına kaç paraf olduğu kaydedilir. Sayı değişiyorsa nedeni sorulur.
Okunamayan paraf
Paraflar çoğu zaman okunmaz ve okunması da beklenmez. Kime ait olduğu ancak imza bloğuyla karşılaştırılarak tahmin edilir. Çeviri bu tahmini yapmaz.
Ek sayfalarda paraf
Eklerin de paraflanması istenebilir. Ek listesi ile paraflı sayfalar karşılaştırılır. Uyumsuzluk belirtilir.
Tablo sayfalarında paraf
Sayı yoğun tablolarda paraf sayfa kenarına sıkışır. Tarama sırasında kesilebilir. Kesik kenar yeniden tarama gerektirir.
Değişiklik parafı
Metin üzerinde elle yapılmış bir düzeltmenin yanına paraf atılır. Bu paraf düzeltmeyi onaylar. Düzeltme ve parafı birlikte aktarılır.
Karalanmış satır
Çıkarılan bir satırın üzeri çizilir ve yanına paraf atılır. Çizili metin okunabiliyorsa belirtilir. Okunamıyorsa bu da yazılır.
Paraf ile tarih
Bazı paraflara tarih eklenir. Tarih, değişikliğin ne zaman yapıldığını gösterir. Bu bilgi atlanmaz.
Elektronik ortamda paraf
Elektronik belgelerde paraf yerine sürüm kaydı tutulur. Kayıt, kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir. İşlev aynı, biçim farklıdır.
Paraf ve nüsha
Aynı sözleşmenin iki nüshasındaki paraflar farklı olabilir. Hangi nüshanın çevrildiği yazılır. Nüsha karışıklığı sonradan düzeltilemez.
Tarama sırası
Sayfalar yanlış sırada taranmışsa paraf düzeni bozuk görünür. Sıra önce düzeltilir. Çeviri sıralı dosya üzerinden yapılır.
Çeviride tarif
Paraf köşeli parantez içinde kısaca belirtilir. Şekli taklit edilmez. Tarif sayfa başına tek satır tutulur.
Sayfa numarası ile birlikte
Paraf kaydı sayfa numarasıyla eşleştirilir. Böylece hangi sayfanın paraflı olduğu izlenebilir. Eşleşme teslim kontrolünde kullanılır.
Alıcının beklentisi
Bazı alıcılar paraf tarifini istemez ve yalnızca metni ister. Bu tercih işin başında sorulur. Karar tüm dosyada aynı uygulanır.
Kontrol listesi
Teslimden önce paraflı sayfalar sayılır ve listeyle karşılaştırılır. Fark varsa teslim öncesinde bildirilir. Bu madde kontrol listesinde sabittir.