Kurumsal belgelerin kenarlarında sıkça elle yazılmış kısa notlar bulunur. Bu notlar belgeyi kimin nereye yönlendirdiğini ve ne istediğini gösterir. Resmî metnin parçası gibi görünmese de karar sürecinin kaydıdır.
Notun işlevi
Havale notu belgeyi bir birime ya da kişiye yönlendirir. Yönlendirme kurum içi bir talimattır. Not belgenin yolunu gösterir.
El yazısı sorunu
Notlar hızlı yazıldığı için çoğu zaman güç okunur. Okunamayan bölüm tahmin edilmez. Durum yazılır.
Kısaltmalar
Notlarda kuruma özgü kısaltmalar kullanılır. Açılımı bilinmiyorsa kısaltma aktarılır. Tahmin yapılmaz.
Notun konumu
Notlar genellikle sayfa kenarına ya da üst boşluğa yazılır. Konum kimin yazdığına ilişkin ipucu verebilir. Konum belirtilir.
Tarih ve paraf
Notun yanında tarih ve paraf bulunabilir. Bu ikisi notu kimliklendirir. İkisi de aktarılır.
Birden çok not
Bir belgede birden çok not bulunabilir ve her biri farklı kişiye aittir. Notlar sırayla okunur. Sıra karar zincirini gösterir.
Notlar arası ilişki
Bir not başka bir nota cevap niteliğinde olabilir. Bu ilişki metinden anlaşılır. İlişki yorumlanmaz, notlar olduğu gibi aktarılır.
Talimat ifadeleri
Notlarda kısa emir cümleleri bulunur. Bu cümleler çevrilir. Üslup korunur.
Gereği yapılsın türü ifadeler
Bazı notlar yalnızca birkaç sözcükten oluşur ve kalıplaşmıştır. Kalıbın işlevi tespit edilir. Karşılık işleve göre seçilir.
Resmî metinle ilişkisi
Notlar resmî metnin parçası değildir ama belgeyle birlikte durur. Bu ayrım çeviride belirtilir. Notlar ayrı bir bölümde toplanabilir.
Notların çevrilip çevrilmeyeceği
Bazı alıcılar yalnızca resmî metni ister. Bu tercih iş başında sorulur. Karar tüm dosyada aynı uygulanır.
Kişisel veri boyutu
Notlarda kişi adları geçebilir ve bunlar kişisel veridir. Erişim kısıtlanır. Paylaşım sınırlı yapılır.
Farklı mürekkep
Notlar genellikle farklı renkte yazılır ve bu ayrım işlevseldir. Renk bilgisi gerekirse not edilir. Renk tek başına yorumlanmaz.
Üzeri çizilmiş notlar
Bazı notların üzeri sonradan çizilmiştir. Çizili not okunabiliyorsa aktarılır ve durumu belirtilir. Okunamıyorsa bu da yazılır.
Taramada kesilme
Kenar notları tarama sırasında kesilebilir. Kesik not eksik sayılır. Yeniden tarama istenir.
Yapışkan notlar
Bazı belgelere yapışkan kağıtla not eklenmiştir. Bu notlar belgenin kalıcı parçası olmayabilir. Durum ayrıca belirtilir.
İç süreç bilgisi
Notlar kurumun iç işleyişini gösterir ve hassas olabilir. Bu bilgi dikkatle ele alınır. Gizlilik kuralları uygulanır.
Notların tarihlendirilmesi
Bir belgedeki notların hangi sırayla yazıldığı her zaman belli olmaz. Tarih taşıyan notlar bu sırayı kurmayı sağlar ve karar zincirini görünür kılar. Tarihsiz notların sırası hakkında varsayımda bulunulmaz.
Teslim kontrolü
Teslimden önce tüm el yazısı notlar listelenir. Okunamayanlar ayrıca işaretlenir. Liste müşteriye verilir.