Elektronik imzalı bir belgenin geçerli olup olmadığı, belgenin kendisine bakarak anlaşılmaz. Bu soruyu ayrı üretilen bir doğrulama raporu yanıtlar. Kurumsal alıcılar giderek daha sık bu raporu da istiyor ve çeviriye verilen dosyaya ekliyor.
Raporun konumu
Rapor imzalı belgenin bir parçası değil, onun hakkında üretilmiş ayrı bir belgedir. Bu nedenle ek listesinde kendi başına yer alır. Ayrı bir belge olarak ele alınır.
Doğrulama anı
Rapor imzanın doğrulandığı andaki durumu gösterir ve o andan sonrası hakkında bir şey söylemez. Sertifika daha sonra iptal edilmiş olabilir. Rapordaki tarih bu yüzden önemlidir.
İmzalayan bilgisi
Raporda imzalayanın adı ve sertifika bilgileri yer alır ve bunlar belgedeki bilgilerle karşılaştırılır. Uyumsuzluk bildirilir. Karşılaştırma hüküm içermez.
Sertifika zinciri
Rapor, sertifikanın hangi kök otoriteye dayandığını gösteren bir zincir içerir. Zincirdeki adlar çevrilmez ve aktarılır. Yapı korunur.
Geçerlilik sonucu
Raporun özet satırı imzanın geçerli, geçersiz ya da belirsiz olduğunu bildirir. Bu satır raporun en kritik bölümüdür. Çevirisi tam olarak yapılır.
Uyarı satırları
Bazı raporlar geçerli sonucun yanında uyarılar da listeler. Uyarılar atlanmaz çünkü alıcının değerlendirmesini etkileyebilir. Tümü aktarılır.
Belge özeti değeri
Rapor, imzalanan içeriğin matematiksel özetini içerebilir ve bu değer çevrilmez. Karakter dizisi birebir aktarılır. Biçim korunur.
Zaman damgası bilgisi
Raporda varsa zaman damgası ayrı bir bölümde gösterilir. Damga kendi zaman dilimini taşır. Bilgi olduğu gibi aktarılır.
Birden çok imza
Birden çok kişi imzaladıysa rapor her imza için ayrı bölüm içerir. Bölümler sırayla okunur ve sıra korunur. Hiçbiri atlanmaz.
Raporun dili
Rapor doğrulama aracının dilinde üretilir ve bu dil belgenin dilinden farklı olabilir. Çeviri kapsamı buna göre belirlenir. Kapsam yazılı tanımlanır.
Teknik terimler
Raporlar yoğun teknik terim içerir ve karşılıkları tutarlı seçilmelidir. Terim listesi bu belgeler için ayrıca tutulur. Tutarsızlık raporu anlaşılmaz kılar.
Ekran görüntüsü raporlar
Bazı raporlar metin yerine ekran görüntüsü olarak gelir ve metin katmanı taşımaz. Bu durumda içerik elle yazılır ve süre uzar. Durum iş başında tespit edilir.
Raporun yeniden üretilebilirliği
Aynı dosya için rapor farklı zamanlarda farklı sonuç verebilir çünkü sertifika durumu değişir. Bu nedenle rapor bir anlık kayıttır. Ayrım teslim notunda belirtilebilir.
Çevirinin sınırı
Çeviri raporun içeriğini aktarır, doğruluğu hakkında bir değerlendirme yapmaz. İmzanın gerçekten geçerli olup olmadığı alıcının kararıdır. Sınır açıkça belirtilir.
Alıcının kendi doğrulaması
Alıcı kurum dosyayı kendi araçlarıyla da doğrulayabilir ve farklı bir sonuç alabilir. Bu olasılık bilinir ve şaşırtıcı değildir. Çeviri bu farkı açıklamaz.
Rapor eksikse
İmzalı bir belge rapor olmadan gelmişse bu bir eksiklik olmayabilir. Alıcının isteyip istemediği sorulur. Varsayım yapılmaz.
Arşivleme
Rapor imzalı belgeyle birlikte arşivlenir çünkü ikisi birlikte anlam taşır. Ayrı saklanmaları bağı koparır. Arşiv düzeni bunu gözetir.
Teslim kontrolü
Teslimde imzalı asıl, çeviri ve varsa doğrulama raporu birlikte listelenir. Eksik bir dosya alıcıda gecikme doğurur. Liste teslim yazısına eklenir.