Damga vergisine ilişkin kayıt, sözleşme ve taahhütname gibi belgelerde sıkça karşımıza çıkar. Alıcı kurum bu kaydı belgenin usulüne uygun düzenlendiğini görmek için arar. Çeviride kaydın kendisi aktarılır, tutarı ve oranı üzerine yorum yapılmaz.
Kaydın görünümü
Kayıt bazen bir makbuz, bazen bir damga, bazen kısa bir şerh biçiminde görünür. Biçim kurumdan kuruma ve belgeden belgeye değişir. Görünen ne ise o tarif edilir.
Hangi belgelerde aranır
Sözleşme, taahhütname ve bazı beyan belgeleri bu kayıt bakımından incelenir. Her belge türünde aynı beklenti bulunmaz. Beklenti alıcı kurumun düzenine bağlıdır.
Nüsha sayısı ile ilişki
Aynı belgenin birden çok nüshası düzenlenebilir ve nüsha sayısı kayıtta geçebilir. Bu sayı belgedeki beyana dayanır. Sayı birebir aktarılır.
Kaydın konumu
Kayıt genellikle ilk sayfada ya da imza bloğunun yakınında durur. Konum belgenin hangi bölümüne ilişkin olduğunu gösterebilir. Konum korunur.
Makbuz eki
Bazı dosyalarda ödeme makbuzu ayrı bir ek olarak gelir. Makbuz ayrı bir belgedir ve ayrıca değerlendirilir. Ek listesinde görünür.
Tutar yazımı
Belgede bir tutar yazılıysa o tutar aktarılır ve yorumlanmaz. Hesap doğrulaması yapılmaz. Bu işlem çeviri kapsamının dışındadır.
Oran bilgisi
Kayıtta bir oran geçebilir ve bu oran resmî düzenlemeye dayanır. Oran güncellenmez ve olduğu gibi aktarılır. Güncelleme çeviri işi değildir.
Tarih bilgisi
Kaydın kendi tarihi belge tarihinden farklı olabilir. İki tarih ayrı ayrı okunur. Fark açıklanmadan bırakılmaz.
İstisna ibareleri
Bazı belgelerde muafiyete ilişkin bir ibare bulunur. İbare çevrilir ve dayanağı varsa korunur. Yorum eklenmez.
Yurt dışı belgelerinde
Diğer ülkelerin kendi belge harçları ve pul düzenleri vardır. Yapılar birbirine benzemez. Eşleştirme yapılmaz.
Pul izleri
Bazı eski belgelerde fiziksel pul bulunur ve üzerinde iptal işareti olabilir. Pul ve iptal izi ayrı ayrı tarif edilir. Görüntüsü taklit edilmez.
Okunamayan kayıt
Kayıt soluk basılmış ya da kesilmiş olabilir. Okunamayan bölüm tahmin edilmez. Durum çeviri notunda yazılır.
Elektronik belgelerde
Elektronik düzenlenen belgelerde kayıt sistem üzerinde tutulabilir. Belge üzerinde görünür bir iz olmayabilir. Bu durum not edilir.
Sorumluluk sınırı
Verginin doğup doğmadığı bir mali değerlendirmedir. Çeviri hizmeti bu konuda görüş bildirmez. Sınır işin başında açıklanır.
Alıcının beklentisi
Bazı alıcılar bu kaydın çeviride görünmesini açıkça ister. İstek iş tanımında yer alır. Karşılanma durumu teslimde bildirilir.
Çeviri kopyasında
Çeviri kopyasına kendi başımıza böyle bir kayıt eklenmez. Aslın üzerindeki kayıt tarif edilir. Ayrım karışıklığı önler.
Arşiv kaydı
Kayıt içeren belgeler arşivde ayrıca işaretlenir. İşaret sonraki aramaları kolaylaştırır. Kayıt tarih taşır.
Teslim kontrolü
Teslimden önce bu alanın varlığı ve okunabilirliği kontrol edilir. Eksik bir kayıt alıcıda soru doğurabilir. Durum yazılı bildirilir.